Inwerken vanaf je thuiswerkplek. Hoe dan?

Geplaatst door Liza Harleman

In augustus ben ik gestart bij een nieuwe opdrachtgever waar ik nu enkele maanden met veel plezier aan het werk ben. In deze blog deel ik graag met jou hoe ik het starten en inwerken bij een nieuwe organisatie heb ervaren. Hopelijk laat ik met mijn ervaring zien dat het starten bij een nieuwe opdracht in het Corona-tijdperk prima kan. Maar voor de één vergt dat meer dan voor een ander. Je moet je beste beentje voor zetten. Dat geldt zowel voor mij als nieuwe medewerker, als voor de collega’s die mij moeten inwerken.

Hoe werk jij nou eigenlijk?

Ik ben dus als nieuwkomer in het vakgebied gerold met de titel Trainee Functioneel Beheer. Ik had de mooie beproeving om te starten bij een opdracht tijdens het corona tijdperk. Voldoende uitdaging dacht ik zo. Als nieuwkomer leer je veel van de voorbeelden hoe collega’s het werk oppakken en uitvoeren. Op die manier leer je de werkcultuur en de werkafspraken het snelst. Nu het letterlijke meekijken niet kan, heb ik andere manieren moeten vinden om toch de, voornamelijk onbewuste, manier van werken boven tafel te krijgen.
Veel collega’s doen hun werk zoals ze dat altijd doen. Dus wanneer ik vraag: hoe doe jij dat altijd?, wordt er lang nagedacht en soms de conclusie getrokken dat er geen werkbeschrijving is. Ik ga hier nu niet campagne te voeren dat iedereen alles moet gaan vastleggen in drie dubbeldikke werkinstructies die vervolgens weer in de kast verdwijnen, maar wel het bewust worden van de HOE vraag. Hoe werk jij? Op welke manier geef jij structuur aan je taken, overleggen en aan de output die jij genereert. Waar sla jij de documenten op? Wat zijn ‘harde’ werk afspraken? Van welke afdelingen en collega’s ben jij afhankelijk? Welke positie heb jij in het algehele werkproces? Ik zou graag elk team aanbevelen deze onderwerpen eens op de agenda van het teamoverleg te zetten. Laat iedereen de vragen voor zichzelf beantwoorden en bespreek deze gezamenlijk. Zeker nu met het op afstand werken, zijn werkafspraken nog belangrijker. En daarin het is echt oké als daar enkel werkafspraken worden herhaald. Aannames doen is een veel voorkomende valkuil en die ligt met het thuiswerken nog meer op de loer dan anders. De situatie van het thuiswerken creëert nog sterker een verschil in percepties. Wees je daar bewust van.

Tip!

Terugkomend op het inwerken. Je zult als nieuwkomer in deze tijd net iets pro-actiever moeten zijn en je hulpvragen concreter moeten formuleren. Op zoek naar informatie. En als je nog weinig mensen kent, is dat best een beetje onwennig. Maar ik heb er iets op bedacht en ik ben begonnen met iets kleins. Ik heb aan elke directe collega gevraagd of hij/zij een tip voor mij had op het gebied van: een belangrijke (systeem)functionaliteit, belangrijkste pagina op intranet en welk (team)gebruik moet ik niet vergeten. Dit heeft hele leuke input opgeleverd, van een sneltoets in Outlook tot een zelfgemaakt (waardevol) overzicht dat nog nooit eerder met het team was gedeeld. Nu is het ook aan mij om informatie te delen. Op mijn agenda staat nu: aan het team terugkoppelen wat ik tot nu toe van hen heb geleerd. Over een aantal weken kan ik dan ook concreet omschrijven waar ik nog in moet ontwikkelen en welke hulp ik daarbij nodig heb. Collega’s kunnen nu moeilijker opvangen waar ik hulp bij nodig heb en op deze manier geef ik hun dat inzicht.

Geen digitale spreekbeurt 

Dan hebben we nog het jezelf voorstellen in een organisatie. Hoe doe je dat zonder een digitale spreekbeurt over jezelf te geven? Je kan moeilijk langs alle thuiswerkplek-deuren gaan. Zorg in ieder geval dat waar een profielfoto kan worden ingevoerd dat je dat ook doet. Dus kijk naar je account van de applicatie die intern wordt gebruikt voor video-bellen, chatten, Outlook etc. En vergeet vooral niet het interne ‘Smoelenboek’ te gebruiken. Als het jullie interne huisstijl het toestaat kan je ook een leuke zin toevoegen aan je e-mailhandtekening met een link naar een intranetpagina waar jij jezelf even voorstelt. Dan kunnen collega’s je naar hun eigen behoefte op zoeken. (note: haal deze zin uiterlijk na 2 maanden weer weg).

 

Tot slot geef ik je mee dat je het inwerken ook een beetje kan nabootsen zoals je dat ‘normaal’ zou doen. Zet de lijn met je directe collega standaard een uurtje per dag open (spreek een tijdblok af) en zet gewoon die webcam aan met het geluid op ‘mute’. Dat verlaagd de drempel om je collega voor een snelle korte vraag te storen i.p.v. er echt een videogesprek van te maken.