De waarheid achter digitalisering van de overheid

Het probleem ligt vaak dieper dan alleen technische uitdagingen. Veel overheidsorganisaties kampen met een laag bewustzijn over het belang van een goede informatievoorziening. Men is zich vaak niet bewust van de eigen beperkingen op dit gebied. Dit geldt zowel voor de beslissers, als voor de medewerkers. Het gevolg is dat er veel geld wordt gestoken in nieuwe technologieën (de inzet van de juiste technieken, dient als middel en niet als doel), zonder dat de basis op orde is.  

Digitalisering in de overheid is vaak een complex en uitdagend proces. We zien herhaaldelijk dezelfde patronen: 

• Verouderde systemen: Veel overheidsorganisaties werken met systemen die twintig, dertig of zelfs veertig jaar oud zijn. Deze systemen zijn vaak niet ontworpen voor de eisen van de moderne tijd en zijn moeilijk te koppelen aan nieuwe technologieën. Het kost dan veel tijd en moeite om deze oude systemen te vervangen.
• Gebrek aan samenwerking: De informatiesystemen van verschillende afdelingen of diensten binnen een gemeente of ministerie zijn vaak niet goed op elkaar afgestemd. Dit leidt tot dubbel werk, fouten en frustratie bij medewerkers en burgers.
• Weerstand tegen verandering: De overgang naar een digitale manier van werken vereist een cultuuromslag. Medewerkers moeten hun werkwijze aanpassen en nieuwe vaardigheden aanleren. Dit gaat niet vanzelf en er kan weerstand ontstaan.
• De onvermijdelijke gevolgen: De problemen die ontstaan door een slechte informatievoorziening hebben directe gevolgen voor de burger. Denk aan de Belastingdienst die in opspraak kwam door de toeslagenaffaire, of het UWV waar burgers naar de rechter stappen vanwege problemen met hun dossiers. Dit soort incidenten schaden niet alleen het vertrouwen van de burger in de overheid, maar ook de reputatie van de overheid zelf. 

De IV-professional is de onmisbare schakel tussen de organisatie en de technologie. Hij of zij begrijpt de complexiteit van de informatievoorziening en kan de brug slaan tussen de operatie en de IT. Maar in de praktijk zien we vaak een mismatch tussen de positie van de IV-professional en de behoeften van de organisatie. 

• Hoe het vaak gaat: IV-professionals worden vaak pas in een laat stadium bij projecten betrokken, wanneer beslissingen al genomen zijn. Hierdoor kunnen ze alleen nog maar de gaten vullen of problemen oplossen die al zijn ontstaan. Hun kennis wordt onvoldoende benut.
• Hoe het ideaal zou zijn: In een ideale situatie is de IV-professional een strategische partner die al vanaf het begin meedenkt over beleid en projecten. Hij of zij vertaalt de behoeften van de organisatie naar IT-oplossingen en zorgt ervoor dat de informatiehuishouding op orde is. De IV-professional is dan niet langer een probleemoplosser, maar een probleemvoorkomer. 

De overheid zal naast investeren in technologie, ook moeten investeren in de juiste mensen en processen. Het is essentieel om de kennis en vaardigheden van medewerkers te vergroten en de cultuur te veranderen.

Het is daarom belangrijk om inzicht te krijgen in het niveau van de informatiehuishouding. Want zonder te weten waar je staat, is het onmogelijk om de juiste koers naar verbetering uit te stippelen.

Een aantal voorbeelden van waar je aan moet denken: Processen moeten in kaart gebracht zijn, er moet inzichtelijk gemaakt worden waar de optimalisatie nodig is. Er moet inzicht zijn stakeholders en afhankelijkheden tussen afdelingen en organisaties. En medewerkers moeten getraind worden om mee te kunnen bewegen in de beoogde verandering. En dat zijn nog maar een aantal relevante zaken.

Het niveau van de IV-professionals speelt een belangrijke rol in het geheel. Het is aan hem of haar om te adviseren, begeleiden en vertalen.