Projectmanagement met PRINCE2: zorg voor beheersbare verandering

PRINCE2 rust op zeven principes. Deze vormen het fundament van elk PRINCE2-project:

1. Voortdurende zakelijke rechtvaardiging – Elk project moet een duidelijk doel en aantoonbare waarde hebben.
2. Leren van ervaringen – Lessons learned worden vastgelegd en toegepast.
3. Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden – Iedereen weet wat er van hem/haar verwacht wordt.
4. Managen in fasen – Projecten worden opgedeeld in beheersbare delen.
5. Managen per uitzondering – Alleen escaleren als grenzen worden overschreden.
6. Productgerichte aanpak – Focus op wat het project moet opleveren.
7. Afstemmen op de projectomgeving – Schaalbaarheid is cruciaal

De methode kent zeven processen die het project van start tot oplevering begeleiden:

1. Opstarten van een project (SU)
   Is er voldoende reden om dit project te starten?
2. Initiëren van een project (IP)
   Een projectvoorstel wordt uitgewerkt tot een volledig projectinitiatiedocument (PID).
3. Beheersen van een fase (CS)
   De projectmanager houdt dagelijks toezicht binnen de gestelde marges.
4. Beheren van productoplevering (MP)
   Verantwoordelijkheid voor oplevering ligt bij het team; de projectmanager bewaakt voortgang en kwaliteit.
5. Managen van een faseovergang (SB)
   Plannen, goedkeuren en voorbereiden van de volgende fase.
6. Sturen van een project (DP)
   Stuurgroep bewaakt het project op hoofdlijnen en neemt escalatiebesluiten.
7. Afsluiten van een project (CP)
   Formeel afronden van het project en evalueren van leerpunten.

In de wereld van informatievoorziening is de druk om "meer te doen met minder" groot. Tegelijkertijd moeten IV-projecten voldoen aan eisen rond beveiliging, compliance, beschikbaarheid en gebruikersgerichtheid. PRINCE2 helpt bij het beheersen van deze complexiteit. Het dwingt tot scherpte: wat is het doel, wat gaan we opleveren, wie is waarvoor verantwoordelijk?

• Betere aansluiting op businessdoelstellingen
• Grip op scope, budget en tijd
• Heldere communicatie met stakeholders
• Verantwoorde besluitvorming en risicobeheersing
• Sneller leren van fouten (of successen)

In de dagelijkse praktijk draait PRINCE2 minder om het afvinken van processen, en meer om het creëren van draagvlak en het behouden van discipline. Hoewel PRINCE2 theoretisch robuust is, schuilt het gevaar in te veel focus op documentatie en te weinig op mensenwerk. Een goed project leeft niet in rapportages, maar in het eigenaarschap van de betrokkenen. Vooral binnen IV-trajecten, waar meerdere afdelingen betrokken zijn en belangen uiteenlopen, komt het erop aan dat iedereen begrijpt waarom een project op een bepaalde manier wordt ingericht. 

Een goed opgezet project start dus niet met het invullen van formats, maar met gesprekken over doel, context en verwachtingen. De projectmanager heeft hierin een verbindende rol: hij of zij moet ruimte geven voor inhoudelijke input, maar tegelijk strak sturen op besluitvorming, scope en voortgang. In organisaties waar PRINCE2 succesvol is ingebed, zie je dat deze structuur rust brengt: iedereen weet wanneer ze aan zet zijn, wat de spelregels zijn, en hoe voortgang zichtbaar wordt. Maar die rust ontstaat alleen als PRINCE2 niet wordt gezien als ‘extra werk’, maar als een manier om grip te houden op verandering.

Tips:

• Pas PRINCE2 pragmatisch toe. Niet alles hoeft ‘volgens het boekje’.
• Zorg dat de stuurgroep betrokken én besluitvaardig is.
• Combineer PRINCE2 waar nodig met Agile-methoden, zoals Scrum, voor meer flexibiliteit.
• Investeer in opleiding en coaching. Begrip van PRINCE2 is geen garantie voor succesvolle toepassing.