Leidinggeven aan een functioneel beheer team

Sommige problemen in een team ontstaan door externe factoren, zoals reorganisaties of onduidelijk beleid. Toch is er ook iets wat een leidinggevende altijd kan doen: teamleden oprechte aandacht en vertrouwen geven. Dit heeft vaak een directe, positieve invloed.

In veel organisaties gaat de meeste tijd van leidinggevenden op aan vergaderingen en overleggen buiten het team. Hierdoor krijgt het team zelf te weinig aandacht. Dit kan ten koste gaan van het functioneren.

Het is daarom verstandig om regelmatig individuele gesprekken met teamleden in te plannen, bijvoorbeeld wekelijks of tweewekelijks. Deze gesprekken zijn niet bedoeld om te controleren of iemand zijn werk goed doet, maar om te luisteren naar wat iemand nodig heeft om goed te functioneren.

Wanneer leidinggevenden te veel willen controleren, voelen medewerkers zich minder zeker. Ze gaan dan sneller met kleine vragen terug naar hun leidinggevende, wat de werkdruk verhoogt. Door los te laten en vertrouwen te geven, ontstaat juist meer zelfstandigheid.

Natuurlijk moet negatief gedrag of onvoldoende prestatie soms worden besproken. Maar dit werkt het beste wanneer het gebeurt met begrip voor de situatie van de medewerker. Wat maakt dat het nog niet lukt? En wat helpt om het wel te laten slagen?

Daarnaast is het belangrijk om ook het positieve te benoemen. Geef complimenten, waardeer talenten en benoem wat goed gaat. Werknemers die zich gewaardeerd voelen, zijn gemotiveerder om dit vast te houden.

Binnen functioneel beheer is er vaak onduidelijkheid over de afbakening van taken. Zowel het team als de organisatie worstelen met vragen als:

• Wat hoort er precies bij functioneel beheer?
• Welke dienstverlening mag men verwachten?
• Wie is waarvoor verantwoordelijk, met welke middelen en werkwijze?

Wanneer deze duidelijkheid ontbreekt, ontstaat er sneller spanning binnen het team of met de omgeving. Ook neemt de kans toe op overbelasting. Functioneel beheerders hebben meestal een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Ze pakken snel zaken op die eigenlijk niet bij hun rol horen, puur omdat zij denken dat het van hen verwacht wordt.

Goede leidinggevenden zorgen voor heldere kaders. Wat hoort wel en wat hoort niet bij de rol van het team? Deze duidelijkheid beschermt het team tegen overvraging en zorgt voor realistische verwachtingen van andere afdelingen.

Leidinggeven aan een functioneel beheer team vraagt daarom meer dan alleen managementervaring. Inhoudelijke kennis van het vakgebied is essentieel. Alleen dan kan een duidelijke visie worden gevormd over de dienstverlening. Dit voorkomt dat het team afhankelijk wordt van de grillen van de organisatie.

Ook is het belangrijk dat leidinggevenden stevig in hun schoenen staan tegenover druk van buitenaf. Een goed afgebakende rol, duidelijke prioriteiten en het maken van bewuste keuzes zorgen ervoor dat het team zijn werk goed en professioneel kan uitvoeren.