Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant

De uitdaging

Het projectteam moest een PDC opstellen voor de nieuwe interne servicedesk. Tegelijkertijd was er behoefte aan samenwerking, duidelijke afspraken en overzicht, en moesten de producten en diensten begrijpelijk zijn voor de eindgebruikers.

Belangrijke vragen die leefden:

• Hoe zorgen we dat de PDC praktisch en gebruiksvriendelijk is voor de eindgebruiker?
• Hoe krijgen we het team gestructureerd aan het werk en houden we de voortgang bij?
• Hoe kunnen we teamleden meenemen in het proces, zodat zij eigenaar blijven van de PDC?

Waar liep het team tegenaan?

• Teamleden hadden nog niet eerder intensief samengewerkt.
• Er was geen bestaande structuur of template voor een PDC.
• Het risico bestond dat de PDC technisch en onbegrijpelijk zou worden voor de eindgebruiker.
• Tijd en prioriteit: het team moest ruimte maken in een drukke agenda om de PDC te ontwikkelen.

Samenwerking met IV experts

Het team kreeg begeleiding van Bart, die niet alleen advies gaf, maar ook praktische tools en methodes aanreikte, zoals een template voor de PDC en een duidelijke projectplanning. 

Het fenomeen PDC is een vast onderdeel van onze opleidingen en workshops. Die kennis kon Bart direct toepassen in de praktijk, waarbij de focus lag op de samenhang met andere beheerdocumenten zoals SLA’s en DAP’s.

Een belangrijk uitgangspunt was dat het team zélf eigenaar bleef van de inhoud. Bart coachte en adviseerde, maar het projectteam deed het echte werk. Precies de manier waarop IV experts duurzame kennis wil borgen.

De aanpak

Voordat het project van start ging, sprak Bart met een delegatie van het projectteam uitgebreid over de vraag, de uitdagingen en de verwachtingen. Pas toen die helder waren, werd de opdracht officieel gestart.

• Kick-off sessie: kennismaking en duidelijke afstemming over doelen en verwachtingen.
• Voorstellen van projectplanning en PDC-template, direct besproken en omarmd door het team.
• Focus op de eindgebruiker als doelgroep, zodat de PDC begrijpelijk en praktisch werd.
• Meerdere samenwerksessies gepland waarin het team zelfstandig acties oppakte en kaders vaststelde.
• Het team kreeg het advies om agenda's vrij te maken en vooraf samenwerkmomenten te plannen, zodat iedereen voldoende tijd en prioriteit kon geven aan deze uitdaging.
• Bart trad vanaf de vijfde sessie steeds meer op als reviewer en adviseur, waardoor het team autonomie kreeg.

Wat leverde het op?

• Het team ontwikkelde zelfstandig een producten- en dienstencatalogus die volledig aansluit bij de eindgebruiker.
• Samenwerking en eigenaarschap binnen het team zijn versterkt.
• Het project werd afgerond binnen de helft van de geplande tijd en budget.
• Het resultaat is direct toepasbaar voor de interne servicedesk en vormt een basis voor verdere optimalisatie.