Functioneel beheer is een ongrijpbaar vakgebied

Tip 1: Vacaturetitel

Een van de belangrijkste onderdelen van een vacature is de vacaturetitel. Er zijn in de loop van de tijd veel varianten verschenen. Een bloemlezing uit recente vacatures die uit meer dan 80% functioneel beheer activiteiten bestaan (waarbij BiSL als referentie is gebruikt): Functioneel Applicatiebeheerder, Assistent IT Service Management, Senior applicatiebeheerder SAP, informatieanalist, Informatiemanager en Business Information Manager. Feit is dat een functioneel beheerder primair vanuit het proces denkt, en niet vanuit een systeem of applicatie. We zijn er dan ook van overtuigd dat men met titels als Functioneel Beheerder Financieel of Informatiemanager Marketing meer goed passende CV’s zal ontvangen.

Tip 2: Applicatiekennis

In negen van de tien vacatures voor functioneel beheerders zien we nog steeds specifieke applicatiekennis als harde eis worden gesteld. Dit is echt jammer! Hiermee worden goede kandidaten ten onrechte bij de selectie aan de kant geschoven. Als functioneel beheerder heb je namelijk voornamelijk kennis van één of meer bedrijfsprocessen. Een functioneel beheerder met bijvoorbeeld financiële proceskennis kan prima uit de voeten zonder specifieke applicatiekennis van Exact, AccountView, Unit4, CODA of AFAS. Deze applicaties zijn per slot van rekening allemaal gebouwd op basis van de processen die ze moeten ondersteunen. Ze bevatten allemaal functionaliteiten als het grootboek, afletteren, facturatie, kruisposten en rapportages. Dat bij de ene applicatie de knop rechts staat in plaats van links, is absoluut geen belemmering voor de functioneel beheerder om zijn werk te kunnen doen. Uiteraard kan specifieke applicatiekennis wel heel duidelijk als een pré worden ingeschaald.

Tip 3: Opleiding

Ook het opleidingsniveau wordt vaak gezet op minimaal HBO of zelfs WO. We snappen de gedachte hierachter wel, maar veel echt goede functioneel beheerders hebben zich met name in de praktijk bewezen en op die manier zichzelf een ruim HBO niveau eigen gemaakt. Ze hebben dus niet altijd een HBO- of WO-papiertje maar zijn wel erg goed in hun vak. Het zou zonde zijn als deze goede kandidaten niet worden meegenomen in de selectie. We hebben zelf ervaren dat een functioneel beheerder zonder HBO papiertje, terwijl dat door de opdrachtgever wel geëist werd, uiteindelijk na onze bemiddeling toch is aangenomen en op dit moment meer dan prima functioneert.

Tip 4: Certificaten

BiSL, ITIL, Prince II, TMAP en ASL worden regelmatig genoemd als noodzakelijke certificaten. Ik kan me voorstellen dat een organisatie de eis stelt, daarentegen is een harde eis van één of meer behaalde certificaten een gemiste kans. Er zijn voldoende kandidaten beschikbaar die het certificaat nooit hebben gehaald maar wel stevige ervaring hebben met de onderliggende kennis en de praktische toepassing ervan. Dus een harde eis op certificaten? Kan, maar weet dat je hiermee goede kandidaten uitsluit.

Tip 5: Softskills

We zien weinig tot geen vacatures waar wordt gerept over de softskills die de betreffende functioneel beheerder zou moeten hebben. De softskill organisatiesensitiviteit bijvoorbeeld komen we in slechts 1% van de gevallen tegen. Terwijl dit in onze ogen één van de belangrijkste eigenschappen is van een functioneel beheerder. Een functioneel beheerder moet zich als persoon namelijk zo goed mogelijk in de organisatie kunnen bewegen. Dit is belangrijk omdat men met zowel IT-ers als eindgebruikers en managers zal moeten schakelen. In deze gesprekken dient de functioneel beheerder altijd zijn voelsprieten te gebruiken om de diverse meningen, ideeën, doelstellingen, conflicten en verborgen agenda’s te signaleren en op de juiste manier hierop te reageren en acteren. Aanvullende softskills die ook belangrijk zijn voor een functioneel beheerder en vaak worden vergeten zijn empatisch vermogen (inlevingsvermogen), flexibel kunnen reageren en een rechte rug hebben (“nee” durven zeggen).

Al met al valt er in onze ogen veel te verbeteren aan de gemiddelde vacatureteksten voor functioneel beheerders. We hopen dan ook dat op basis van deze tips wel de juiste functioneel beheerders gevonden worden.