COA – Centraal Orgaan opvang asielzoekers
De samenwerking tussen COA en IV experts gaf het functioneel beheerteam niet alleen structuur, maar ook een sterkere teamdynamiek en duidelijke richting voor de toekomst. Met een opleidingstraject met onder andere de opleiding Tactisch Functioneel beheer, kreeg het team meer grip, uniforme werkwijzen en een sterker teamgevoel.
In het kort
Toen
Het functioneel beheerteam werkte operationeel. Vaak hield ieder zich bezig met z'n eigen takenpakket, op z'n eigen manier. Een uniforme werkwijze én een eenduidige positionering van functioneel beheer ontbrak. Daardoor was er geen regie en grip op het werk.
Nu
Het team werkt met uniforme processen. Er is meer zichtbaarheid binnen de organisatie en een duidelijke positionering van functioneel beheer. In combinatie met een sterker teamgevoel en toegenomen eigenaarschap, heeft het team meer heeft grip op het werk.
Morgen
Met terugkerende focusdagen werkt het team aan de ontwikkeling en professionalisering van het functioneel beheer. Tijdens deze dagen gaan ze aan de hand van IV-balanscirkel, een roadmap maken. Zo wordt het tastbaar en kunnen ze het in de praktijk doorvoeren.
Professioneler werken met meer structuur én teamgevoel
De samenwerking tussen COA en IV experts gaf het functioneel beheerteam niet alleen structuur, maar ook een sterkere teamdynamiek en duidelijke richting voor de toekomst.
COA (Centraal Orgaan opvang Asielzoekers) is een organisatie met een grote ICT-afdeling (zo’n 300 medewerkers) en een aparte afdeling Informatiediensten (zo’n 100 medewerkers). Binnen deze afdeling werken zo’n 17 functioneel beheerders, decentraal gepositioneerd. Door de groei en ontwikkeling van het team ontstond de behoefte aan een meer professionele en uniforme werkwijze. Het functioneel beheerteam binnen COA wilde meer regie, een eenduidige aanpak én beter zichtbaar zijn binnen de organisatie. Een gezamenlijke training bleek de juiste basis voor een sterk team dat stappen zet.
Hoe het was: operationeel en verschillende ‘eilandjes’
Het team functioneel beheer werkte operationeel, vaak ieder op zijn eigen eiland. Er was weinig structuur en geen eenduidige werkwijze. Er kwamen 8 nieuwe medewerkers bij, maar een gezamenlijke visie of aanpak ontbrak.
De uitdaging
- Onvoldoende begrip van wat functioneel beheer precies inhoudt
- Onduidelijke positionering van functioneel beheer
- Onvoldoende zichtbaarheid in de organisatie
- Geen eenduidig vastgelegde processen of werkwijzen
- Vooral werkzaam in de operatie, te weinig regie
De oplossing: Opleiding Tactisch Functioneel Beheer – op maat gemaakt
COA koos voor IV experts na een vergelijking met andere opleiders. De doorslag gaf de inhoud, flexibiliteit en eerdere ervaring met IV experts. Ze zochten een partner die het team kon helpen groeien van operationeel naar tactisch niveau, met focus op eigenaarschap en regie.
Samenwerking met IV experts
IV experts dacht mee en bood flexibiliteit in de vorm van maatwerk. Trainer Wietse voelde de groep goed aan, speelde in op hun wensen en wist een veilige, energieke sfeer te creëren. Door de werkvormen die in de opleiding gebruikt werkt leerde het team elkaar beter kennen en ontstond er verbinding met elkaar.
Wietse Hannema, trainer en consultant bij IV experts
"De ruimte voor flexibiliteit en maatwerk bij IV experts sprong er echt uit. Er werd samen nagedacht over hoe we onze behoeften om konden zetten in de juiste opleiding. Daarom werden er ook twee thema’s aan de opleiding toegevoegd."
Marinus Dogterom
Teamhoofd Functioneel Beheer
De aanpak
- Intake en afstemming op inhoudelijke doelen
- Opleiding Tactisch Functioneel Beheer verspreid over 8 dagdelen (om de 2 weken)
- Maatwerk toevoeging van 2 dagdelen: DISC gedragsstijlen, testen en testbeleid
- Praktijkgerichte werkvormen, met de IV-balanscirkel als leidraad
- Ruimte voor reflectie en samenwerking in subgroepen
"Wietse is echt een professionele trainer en lag goed in de groep. Hoe hij het aanpakt was echt heel fijn. Hij voelde de groep haarfijn aan (ook in kwetsbare situaties) en bracht de kennis met humor. Iedereen had er elke keer weer zin in en hij hield zowel het individu als de groep nauwlettend in de gaten. We zijn, mede door deze cursus, als (grotere) groep meer naar elkaar toegegroeid."
Andre Kwawegen
Functioneel beheerder
Het resultaat: een team met focus, structuur en verbinding
Het resultaat: een team dat weet wat er allemaal bij functioneel beheer komt kijken, een basis om verder te bouwen en een betere samenwerking.
Wat leverde het op?
- Zelf opgezette focusdagen met de IV-balanscirkel als kompas
- Meer grip en regie op het werk
- Betere zichtbaarheid en profilering in de organisatie
- Uniforme werkwijze en vastgelegde processen
- De eerste stap naar professionaliseren
- Inzicht in elkaars kwaliteiten dankzij DISC
- Sterker teamgevoel: beter samenwerken, meer collegialiteit
- Toegenomen eigenaarschap en zichtbaarheid in de organisatie
Het team werkt zelf verder met de opgedane kennis in focusdagen. Ze kunnen zo de IV-balanscirkel in de praktijk brengen en verder professionaliseren. De eerste focusdag was onder begeleiding van IV experts coach Bart. Daarna heeft het team dit zelf verder opgepakt.
Er is een roadmap gemaakt vanuit de 6 thema’s van de IV-balanscirkel met de behorende aandachtsgebieden. De user stories die daaruit voortkomen pakken we in sprints op. Zo werkt het team alle aandachtsgebieden uit. Dat zorgt ervoor dat er een uniforme werkwijze wordt afgesproken en er eenduidige en heldere afspraken worden gemaakt over de processen.
"Onze ogen werden echt geopend door wat er allemaal bij het vak functioneel beheer en bij de IV-balanscirkel komt kijken. We hebben nu focusdagen met het team, waarbij we een ochtend met één van de activiteiten uit de IV-balanscirkel aan de slag gaan. Zo wordt het tastbaar en kunnen we het in de praktijk doorvoeren."
Jaap Wim de Graaf
Functioneel Beheerder
Een stevig fundament om zelf verder te bouwen
Het functioneel beheerteam van COA laat hiermee precies zien hoe je de incompany opleiding Tactisch Functioneel Beheer het beste uit de verf laat komen: tijdens de opleiding een stevig fundament vormen en daar als team zelf verder op uitbouwen.
Onze opleidingen: individueel of voor het hele team
met je team werken aan grip, regie en samenwerking
Volg me je team een opleiding of een (of meerdere) workshops. Wat de situatie van jouw team ook is, onze coaches ontwikkelen een passend traject om te bouwen aan een stevig fundament en een professioneel team met de juiste kennis. Neem contact op, wij denken graag met je mee.