Gemeente Zevenaar

Gemeente Zevenaar werkt aan de professionalisering van haar informatiemanagement en functioneel beheer. De IV-afdeling bestaat uit functioneel beheerders, informatiemanagers en adviseurs, en werkt nauw samen met de Regionale ICT-dienst (RID). Functioneel beheer is deels centraal georganiseerd, met de ambitie om dit volledig te centraliseren. Omdat de gemeente grip, vertrouwen en wendbaarheid wil krijgen in het benutten van haar IV voor het behalen van de doelstellingen van de organisatie.

De uitdaging

Bij de start van het traject had Gemeente Zevenaar te maken met een versnipperde en weinig gestructureerde IV-omgeving. Functioneel beheer was grotendeels decentraal georganiseerd, waardoor samenwerking en afstemming tussen teams ontbraken. Applicaties werden afzonderlijk aangeschaft zonder centrale regie, processen waren ad-hoc ingericht en er was geen duidelijke visie of eigenaarschap. 

Binnen de organisatie leefden belangrijke vragen: Hoe krijgen we meer grip en samenhang op functioneel beheer? Hoe richten we onze processen efficiënter en toekomstbestendiger in? Hoe bouwen we draagvlak voor centrale sturing? En hoe verbinden we collega’s die tot dan toe vooral geïsoleerd werkten? De behoefte aan professionalisering was groot, maar minstens zo belangrijk was de aandacht voor samenwerking, cultuur en het meenemen van mensen in de verandering.

Waar liep het team tegenaan?

• Functioneel beheer was versnipperd, decentraal georganiseerd en miste centrale regie. 
• Processen zoals incident- en changemanagement waren ad-hoc of niet ingericht. 
• Samenwerking en kennisdeling binnen het IV-team waren beperkt. 
• De rol en meerwaarde van functioneel beheer waren onvoldoende zichtbaar binnen de organisatie. 

Waarom moest dit anders?

Als de situatie onveranderd was gebleven, zou de versnippering in het functioneel beheer hebben geleid tot blijvende inefficiëntie, dubbele werkzaamheden en gebrekkige dienstverlening. Medewerkers zouden minder uit zichzelf halen door onduidelijke processen, onvoldoende ondersteuning en een gebrek aan samenwerking. Zonder centrale regie en standaardisatie zouden risico’s op het gebied van continuïteit, dataveiligheid en compliance toenemen. Ook zou de organisatie moeite blijven houden met het inspelen op veranderende behoeften van inwoners, wetgeving en technologische ontwikkelingen. Kortom: stilstand zou leiden tot verlies van grip, vertrouwen en wendbaarheid.

Samenwerking met IV experts

Gemeente Zevenaar zocht een partner die niet alleen adviseerde, maar echt meedacht en aansloot bij de organisatiecultuur. IV experts bood precies dat: een no-nonsense aanpak, inhoudelijke expertise en praktische tools zoals de IV-balanscirkel en het IV-ecosysteem. De inzet sloot naadloos aan op de wensen van de gemeente, zoals het versterken van functioneel beheer, het aanbrengen van structuur in processen en het positioneren van informatiemanagement. 

De aanpak

Het traject begon met een uitgebreide nulmeting, uitgevoerd door IV experts. Die gaf helder inzicht in de bestaande IV-structuur, knelpunten en ontwikkelpunten. Op basis van deze analyse heeft de gemeente een concrete roadmap opgesteld, met als eerste focus het professionaliseren van functioneel beheer. Bij het uitvoeren van de stappen uit de roadmap miste de Gemeente een expert. 
 
Consultant Maxime werd ingezet voor een combinatieopdracht: het versterken van functioneel beheer en het verkennen van IV-behoeften binnen het sociaal domein. In de uitvoering lag de nadruk op samenwerking, procesinrichting (zoals incident- en changemanagement via Topdesk), en het verbinden van collega’s die voorheen vooral los van elkaar werkten. 
 
Maxime was aanjager en zorgde ervoor dat de processen verder geoptimaliseerd werden. Hij voerde gesprekken op alle niveaus en werkte verbindend tussen collega’s die voorheen geïsoleerd opereerden. De werkwijze was rustig, gestructureerd en toegankelijk, waardoor er snel vertrouwen ontstond binnen het team. Door regelmatige afstemming, kennisdeling en een benaderbare aanpak ontstond er meer eigenaarschap, effectiviteit en zichtbaarheid van het IV-team binnen de organisatie. Deze combinatie van deskundigheid, betrokkenheid en oog voor context maakte de aanpak effectief én passend bij de cultuur van de organisatie.

Wat leverde het op?

Consultant Maxime zorgde voor zichtbare veranderingen in de manier van werken én samenwerken. Functioneel beheerders werken nu volgens uniforme processen en spreken dezelfde taal, wat zorgt voor meer duidelijkheid en efficiëntie. Door de nieuwe structuur kunnen zij beter prioriteren, zijn ze proactiever in hun rol en dragen ze meer eigenaarschap.  
 
Ook de samenwerking binnen het IV-team is versterkt: collega’s zoeken elkaar vaker op, delen kennis en voelen zich onderdeel van een community met een gezamenlijk doel. Tegelijkertijd is het bewustzijn van de rol van informatievoorziening in de organisatie gegroeid. Daarmee is een beweging in gang gezet richting meer regie, samenhang en een cultuur waarin IV echt als strategisch onderdeel wordt gezien. 

IV kruipt steeds meer naar het hart van de organisatie. Vroeger was het vaak versnipperd en slechts een onderdeel van iemands functie. Nu wordt het erkend als een volwaardig vakgebied, met een centrale rol in het realiseren van de organisatiedoelstellingen. 
 
Gemeente Zevenaar kijkt positief terug op de samenwerking en de bereikte resultaten – en met vertrouwen vooruit naar de toekomst.