Een strategisch beleid voor informatie- en gegevensbeheer: het fundament van je organisatie

Om de complexiteit van informatiebeheer te begrijpen, is het anno nu, nog altijd handig om te kijken naar het negenvlaksmodel van Maes. Dit model helpt bij het visualiseren van de verschillende aspecten van informatie, zoals de inhoud, de structuur en de context. Daarnaast kunnen we de informatielevensloop in acht nemen: de reis die informatie aflegt van creatie tot vernietiging. 

Door deze twee concepten te combineren, krijgen we een helder beeld van de verschillende facetten van informatiebeheer. Het is essentieel om voor elke fase van de informatielevensloop een passende aanpak te hebben. 

Een strategisch beleid voor informatie- en gegevensbeheer omvat zowel het wat als het hoe. 

• Het wat: Dit betreft de richtinggevende principes en doelstellingen. Wat willen we bereiken met onze informatie? Hoe willen we onze gegevens beschermen? Welke informatie is van blijvend belang?
• Het hoe: Dit gaat over de concrete uitvoering. Hoe organiseren en structureren we onze informatie? Welke processen en systemen zetten we in? Hoe zorgen we voor een goede beveiliging?

Informatiebeheer is nauw verweven met zowel procesbeheer als systeembeheer. 

• Procesbeheer: Informatie wordt gecreëerd, gebruikt en vernietigd binnen processen. Een goed informatiebeleid moet daarom aansluiten bij de bestaande processen en deze waar nodig optimaliseren.
• Systeembeheer: Informatie wordt opgeslagen in en verwerkt door IT-systemen. Het systeembeheer is verantwoordelijk voor de technische infrastructuur en zorgt ervoor dat de systemen betrouwbaar en veilig zijn. 

Hoewel de termen vaak door elkaar gebruikt worden, is er wel degelijk een verschil: 

• Gegevens: Dit zijn feiten of cijfers, zoals namen, adressen, verkoopcijfers. Gegevens op zich hebben nog geen betekenis.
• Informatie: Gegevens krijgen pas betekenis als ze in een context geplaatst worden. Informatie is dus data met een toegevoegde waarde.
• Data: Dit is een meer algemene term die zowel gegevens als informatie kan omvatten.