Datakwaliteit: wat is het en hoe verbeter je het?

Voordat je datakwaliteit kunt verbeteren, is het essentieel om eerst gezamenlijk te bepalen wat datakwaliteit precies betekent. Daarna stel je vast welke aspecten daarvan voor jouw organisatie het belangrijkst zijn. Pas als die basis helder is, kun je gericht focus aanbrengen: welke data levert de meeste waarde en impact op voor jouw organisatie?

Bijvoorbeeld: een marketingbureau dat campagnes uitvoert, heeft vooral baat bij actuele, volledige en correcte adresgegevens. Voor een organisatie die financiële jaarcijfers rapporteert, ligt de prioriteit juist bij de nauwkeurigheid en volledigheid van financiële data. Wat belangrijk is, hangt dus af van het doel waarvoor je de data gebruikt. 

Een definitie van datakwaliteit waar wij ons goed in kunnen vinden is: de mate waarin gegevens geschikt zijn voor het doel waarvoor je ze wilt gebruiken. Maar hoe bepaal je die mate? En wanneer is data daadwerkelijk bruikbaar voor het beoogde doel?
Om dat te beoordelen, kun je kijken naar zes veelgebruikte criteria voor het meten van datakwaliteit:

• Accuraat: zijn de gegevens correct en actueel?
• Compleet: zijn alle benodigde velden volledig ingevuld?
• Formaat: voldoet de data aan de afgesproken structuur, zoals een geldig telefoonnummer of bankrekeningnummer?
• Consistent: komt de informatie overeen tussen verschillende systemen?
• Dubbel: zijn er geen dubbele records met tegenstrijdige informatie?
• Integer: is de data logisch te koppelen aan andere gegevens? Denk bijvoorbeeld aan orders zonder bijbehorende klant. 

Belangrijk is dat de aanleiding voor een datakwaliteitstraject altijd uit de business komt. Dáár moet immers de toegevoegde waarde worden gerealiseerd. Daarom is het cruciaal om de processen en het domein waarin de data wordt gebruikt goed te begrijpen. Dit bepaalt welke data-elementen kritisch zijn, én wat 'kwaliteit' in die context concreet betekent.

Zoals eerder benoemd, begint elke datakwaliteitstraject met het bepalen van het doel. Waarvoor wil je data gebruiken? En over welke gegevens hebben we het dan precies? Door dit vooraf helder te krijgen, voorkom je dat je verdwaalt in de enorme hoeveelheid data die binnen de organisatie beschikbaar is. Focus aanbrengen helpt om gericht aan de slag te gaan.

Wanneer je eenmaal weet welke data belangrijk is, kun je aan de hand van de eerder genoemde kwaliteitscriteria bepalen waar verbetering nodig is. Daarbij geven we graag een aantal praktische tips mee:

1. Ondersteun bij data-invoer

Voorkomen is beter dan genezen. Help medewerkers om gegevens correct en volledig in te voeren. Denk aan verplichte velden voor essentiële informatie, of vaste invoerformats voor bijvoorbeeld telefoonnummers of klantnummers. Zo verklein je de kans op fouten aan de voorkant.

2. Voer regelmatige controles uit

Door nieuwe data steekproefsgewijs te controleren op juistheid en volledigheid, verbeter je niet alleen de accuraatheid van je gegevens, maar kun je ook dubbele records vroegtijdig opsporen. Dit voorkomt vervuiling in je systemen.

3. Beleg eigenaarschap voor datakwaliteit

Duurzame verbetering vraagt om duidelijk eigenaarschap. Wijs verantwoordelijken aan binnen de organisatie die het belang van goede data uitdragen, zoals data-eigenaren of een data steward. Zij bewaken de kwaliteit van specifieke datasets en fungeren als aanspreekpunt binnen hun domein.

4. Zorg voor goede systeemkoppelingen

Koppel systemen op een manier die dataconsistentie garandeert. Bepaal daarbij samen werk systeem de 'bron van waarheid' is voor bepaalde gegevens. Dit voorkomt conflicterende informatie tussen systemen en verbetert de betrouwbaarheid van je data.

5. Betrek de gebruikers

Datakwaliteit leeft pas echt in de organisatie als de gebruikers snappen waarom het belangrijk is. Zorg voor duidelijke instructies, bijvoorbeeld via handleidingen, en leg het nut van correcte data-invoer goed uit. Als medewerkers het belang inzien, verandert datakwaliteit van een IT-project in een gezamenlijke verantwoordelijkheid.

Wil je aan de slag met het verbeteren van datakwaliteit in jouw organisatie? Of heb je vragen over hoe je dit het beste aanpakt? Wij denken graag met je mee. Neem gerust en vrijblijvend contact met ons op. We helpen je graag!