Geschreven door Martijn Buurman
Gepubliceerd op
De symptomen van een niet goed gepositioneerde afdeling Functioneel Beheer zijn makkelijk te herkennen: Functioneel Beheerders worden vaak gepasseerd, hebben weinig tot geen invloed op beslissingstrajecten, ze worden niet of te laat betrokken in projecten en zitten (vaak letterlijk) te ver van hun stakeholders vandaan. Het blijkt voor veel managers en directeuren moeilijk te zijn om Functioneel Beheer op de juiste manier te positioneren. Het "valt" precies tussen de business en ICT in. Ik opteer dan ook voor een positie als stafafdeling onder het (afdelings)management. Functioneel Beheer moet worden ondergebracht daar waar de "macht" ligt. Draagvlak is onmisbaar en dit dient vanuit het management worden aangelegd en geborgd.
Met het juiste draagvlak alleen ben je er nog niet. Functioneel Beheer kan alleen haar meerwaarde tonen als voor iedereen duidelijk is wat hun mandaat is. Duidelijke procedures en processen met de bijbehorende aansturing vanuit de lijn zijn hierbij van groot belang. Het management moet uitdragen dat Functioneel Beheer een onmisbare schakel is in het ondersteunen en verbeteren van de dagelijkse bedrijfsprocessen. Eindgebruikers en ICT-leveranciers moeten weten waarom en wanneer ze met Functioneel Beheer moeten schakelen. Hier ligt natuurlijk ook een belangrijke rol voor de Functioneel Beheerders zelf: ben je als afdeling niet in staat je meerwaarde te laten zien, dan wordt het lastig je positie te handhaven.
En natuurlijk moet Functioneel Beheer worden ingevuld door de juiste personen. Ik blijf er in mijn praktijk op hameren dat niet iedere makkelijk pratende ICT-er een goede Functioneel Beheerder is. En dat een Functioneel Beheerder beter af is met proceskennis dan met applicatiekennis. In de praktijk is niet iedereen hiervan doordrongen. Een goede Functioneel Beheerder is in mijn ogen iemand die o.a.:
- liever 3 keer hetzelfde vraagt dan zelf een aanname doet;
- snapt hoe de politieke verhoudingen liggen en hoe ze van invloed zijn op het proces;
- kennis heeft van de inhoudelijke processen binnen een organisatie;
- niet voor maar mét ICT-ers kan praten en denken.
Zonder de juiste mensen, duidelijk mandaat en goede positionering zal de afdeling Functioneel Beheer nooit het optimale midden van de driehoek kunnen vinden. Er zal altijd teveel "hang" zijn naar een bepaalde kant waardoor de balans tussen vraagzijde (de eindgebruikers), de faciliterende zijde (het management) en aanbodzijde (de ICT leveranciers) continu verstoord zal worden. Dit kan gemakkelijk leiden tot te dure systemen met niet de juiste functionaliteit, eindgebruikers met te weinig kennis van de systemen, zinloze rapportages die onderin een la verdwijnen, lange doorlooptijden van gewenste aanpassingen, algehele ontevredenheid en gelatenheid onder het personeel en andere "winstkillers".
Kortom, het valt niet mee om de afdeling Functioneel Beheer goed te positioneren en in te vullen zodat deze echt gaat renderen. Maar ben je als organisatie in staat de succesfactoren goed in te vullen en de gevaren te vermijden, dan is de afdeling Functioneel Beheer geen kostenpost maar een belangrijke krachtbron voor het bedrijf.
