Prioriteit signaleren: hóe dan?

Eén van de meest gestelde vragen tijdens onze trainingen is, zowel in Functioneel Beheer als in Informatiemanagement, hóe breng je prioriteit aan in je werk? Daarom gaan we hier kort op in. We kijken zowel naar het aanbrengen als het communiceren van de prioriteit.

Het nieuwe jaar is ongeveer anderhalve maand oud; ons werkritme hebben we hervonden, de eerste issues zijn uit de weg geruimd. En nu?

Neem je de tijd voor prioriteit?

Hopelijk heb je tijdens de vakantie afstand kunnen nemen van het dagelijkse werk en heb je nu een duidelijker beeld van waar je met het informatielandschap van je organisatie naartoe zou willen. Vooral Functioneel Beheerders doen dit weinig, overigens! Een gevoel van verantwoordelijkheid voor de korte termijn staat die afstand in de weg. Zeker in een team jutten zij elkaar op en rennen samen enkel van incident naar incident.

Timemanagement is méér dan je tijdsbesteding visueel maken. Het is daarin ook keuzes maken. Afstand nemen van de waan van de dag is een belangrijke keuze. Dit zou je hét verschil kunnen noemen tussen de operationele Functioneel Beheerder en de strategische Informatiemanager; prioriteiten kunnen stellen voor de lange termijn. Van strategische verandering en wetswijzigingen tot nieuwe technologie en beleid.

Maar hoe vertaal je die inzichten naar duidelijke doelen voor de werkvloer en andersom. Van binnenuit kun je bestookt worden met verzoeken en plannetjes, maar passen die in de prioriteiten die je eerder vaststelde?

Klant staat voorop. Maar…

Op strategisch niveau staat, voor de hele organisatie, de klant natuurlijk voorop. Tegelijk draagt elke afdeling ook zijn eigen prioriteiten aan; ‘subdoelen’ die allemaal hun eigen bijdrage leveren aan het bedienen van de klant. Ga dus bij elk van deze functies langs om te horen hoe zij denken het hoofddoel het beste te dienen. Echter, niet alles kan allemaal tegelijk en het ene deel zal meer waarde bijdragen dan het andere. Die keuze kan voor jou zijn, als je hem durft te maken, en als je het kunt motiveren.

Hierboven een overzicht van de meest gehoorde redenen om wijzigingen uit te voeren. Van links naar rechts, in volgorde van prioriteit – volgens de best practices die Martijn Buurman en Daniël Brouwer optekenden in het Handboek voor de Functioneel Beheerder. Een handig hulpmiddel om zelf je prioriteiten af te bakenen.

Leer ‘Nee, omdat…’ te zeggen.

Net zo belangrijk als prioriteit toekennen, is het om duidelijk te zijn over wat géén prioriteit heeft. En vooral: waarom niet. Mocht je dit niet gemakkelijk vinden, dan ben je niet de enige. Het onderdeel ‘nee verkopen’ is een bestseller in de trainingen. Maar het helpt wel in het verkrijgen van het nodige mandaat om als informatiemanager de langere lijn uit te zetten. En de ervaring leert: met een goede motivatie accepteren de meeste stakeholders een beslissing. En níet besluiten is nog erger: zo houdt je stakeholder nog de (valse) hoop dat zijn/haar item ooit nog eens van de backlog geplukt wordt…

Communiceer over je prioriteiten!

In de volgende blog kijken we naar de communicatie over je prioriteiten naar de rest van de organisatie. Want gelijk hébben is één ding, gelijk kríjgen is vers twéé.

Wat betekent 2020 voor jouw informatievoorziening? Waar werk jij de komende maanden naartoe? Laat het me weten!