Geschreven door Martijn Buurman
Gepubliceerd op
In een wereld waar reorganisaties en kostenbesparingen aan de orde van de dag zijn, wordt logischerwijs ook gekeken naar functioneel beheer en informatiemanagement. Wat voegt het toe aan een organisatie? Wat is de meerwaarde?
Niet zelden moeten de afdelingsmanagers van deze afdeling, de functioneel beheerders en de informatiemanagers een afdoende antwoord schuldig blijven en wordt er fors gesneden in het aantal FTE's van deze organisatieonderdelen. Of nog rigoreuzer: de afdeling wordt volledig weggesaneerd en men gaat weer "gewoon" rechtstreeks met IT communiceren. Uiteraard denk en vind ik dat functioneel beheer en informatiemanagement een absolute meerwaarde kan hebben voor een organisatie. Zeker nu veel IT extern wordt geplaatst (in de cloud) en de regie op de IT een belangrijk aandachtspunt wordt. Maar hoe maken we dat aantoonbaar?
CSF's en KPI's
Binnen veel organisaties wordt er gestuurd op CSF's (Critical Success Factor) en KPI's (Key Performance Indicator). Tastbare aspecten en harde cijfers die aantonen hoe een organisatieonderdeel presteert en waardoor inzichtelijk wordt wat de meerwaarde is, stuurinformatie waarop de directie de organisatie kan be- en bijsturen. Ik heb de laatste maanden diverse mensen uit het vakgebied gevraagd wat de CSF's en KPI's zijn voor functioneel beheer en informatiemanagement. Het bleef steeds verdacht stil in de zaal. Dat is toch vreemd? Zolang we zelf niet aan kunnen geven wat we toevoegen aan een organisatie dan kunnen we van het management niet verwachten dat ze met een positieve blik naar de positie van functioneel beheer en informatiemanagement gaan of blijven kijken. We moeten er zelf mee aan de slag en zorgen dat onze meerwaarde inzichtelijk wordt!
Als je denkt aan CSF's en KPI's voor functioneel beheer en informatiemanagement dan kun je denken aan:
CSF's:
- Snel kunnen beschikking over nieuwe functionaliteiten
- Een tevreden eindgebruikersorganisatie
- Hoge beschikbaarheid van de informatievoorziening
- Als FB en IM snel en proactief kunnen acteren op vragen uit de organisatie
- Etc.
KPI's:
- Klanttevredenheid
- Aantal binnenkomende incidenten
- Doorlooptijd van een wijziging
- Aantal reviews functioneel ontwerp
- Beschikbaarheid functionaliteiten
- Etc.
Helaas kan ik hier geen uitputtende lijst met CSF's en KPI's opnemen die voor iedere organisatie werkbaar is. Deze zijn vaak organisatie- en branchegebonden. Mijn boodschap is om er in ieder geval over na te denken en voor de eigen organisatie de CSF's en KPI's te benoemen en waar mogelijk zo snel mogelijk meetbaar te maken. Kom uit de dagelijkse modus van het oplossen van incidenten en ga nadenken over de meerwaarde van jou en je collega's voor de organisatie. Voor je het weet staat het reorganisatiespook ook bij jullie aan de deur!
De werkgroep Metrics van de ASL/BiSL Foundation heeft een bijzonder goed en uitgebreid document opgesteld met heel veel zinvolle tips en inzichten wat betreft KPI's voor functioneel beheer en informatiemanagement. Dit document vind je hier:
