8 tools voor het in kaart brengen van de IV processen

Waar moet ik aan denken als ik ga kijken naar mijn IV processen? Wat zijn praktische tools en hoe ga ik te werk? Het in kaart brengen van de IV processen is doorgaans complex en tijdrovend, maar ontzettend belangrijk om ervoor te zorgen dat de juiste informatie, aan de juiste mensen op het juiste moment wordt gepresenteerd. En pas als je weet hoe de IV processen nou eigenlijk lopen, kun je aan de slag met het optimaliseren.

In deze blog lees je acht tips en enkele tools die jou wellicht kunnen helpen bij het in kaart brengen van jouw IV processen.

1. Bepaalde scope van jouw IV proces

Waar ‘begint’ jouw IV proces en waar ‘eindigt’ het proces. Het is goed om de scope van jouw proces te bepalen. Binnen deze kaders kun jij tot een gestructureerde uitwerking komen van alle elementen. Vaak wordt er een uitwerking gemaakt van verschillende deelprocessen die verband houden met elkaar. Het geheel van deze deelprocessen vormt vervolgens de basis voor de (grote) procesplaat. Een goede tool/methode om een proces inzichtelijk te maken is een SIPOC (naar de SIPOC).

2. Doe een stakeholderanalyse

Wie zijn er allemaal betrokken bij het IV proces en op welke manier? Waar liggen de belangen van de betrokkenen en hoe wordt er met hen gecommuniceerd. Om erachter te komen welke partijen allemaal betrokken zijn bij een IV proces, is het goed om een stakeholderanalyse uit de voeren. Er zijn verschillende manieren om inzicht te krijgen in de stakeholders. De Brown Paper methode is hier een voorbeeld van. Of maak eens gebruik van de ‘cirkels van invloed’. Wil je weten hoe dat werkt, dan kun je in onze online IV academy een korte videoles kijken over het maken van een stakeholder analyse (naar de videoles).

3. Bepaal de klantbehoefte

De informatievoorziening (IV) voorziet in de informatiebehoefte. Deze behoefte kan veelzijdig zijn maar moet wel gespecificeerd worden om te kunnen bepalen of het IV proces voorziet in die gewenste behoefte. Bepaal met ‘de business’ welke behoeften er zijn om zo uiteindelijk te kunnen bepalen of het IV proces hierin voorziet. Een handige tool om je klantbehoefte in kaart te brengen is de ‘waarde propositie canvas’. Dit kan eventueel in combinatie met een business canvas (video over waarde propositie canvas).

4. Breng de applicaties in kaart

Binnen de IV processen heb je vaak te maken met één of meerdere applicaties. Naast de applicaties die centraal staan heb je vaak te maken met gekoppelde applicaties die van invloed zijn op het IV proces en die op hun beurt wellicht ook onderdeel uitmaken van andere IV processen. Daarbij is het belangrijk om een totaalbeeld te creëren van het applicatielandschap binnen jouw IV proces. Een logische vervolgstap is om verschillende gerelateerde IV processen in kaart te brengen op een procesplaat en ook het totale applicatielandschap in beeld te brengen. Hierdoor kun je ook inzichtelijk maken welke applicaties welke processen ondersteunen.

5. Breng de interacties in kaart

Als er een koppeling/relatie is tussen bepaalde systemen/processen is, is er sprake van een interface. Er is hierbij sprake van het uitwisselen van data waarbij in kaart gebracht moet te worden welke data op welke manier uitgewisseld wordt. Om dit op een goede manier te doen zijn afstemmingsafspraken tussen de verschillende onderdelen van de relatie onmisbaar. ER diagrammen en DFD's kunnen handige tools zijn om datastromen in kaart te brengen.

6. Breng de informatiestromen in kaart

De informatie staat centraal binnen het IV proces. Bij het in kaart brengen van het IV proces is het van belang om te weten over welke (soort) informatie het hier gaat. Zodra dit helder is, is een volgende stap om in beeld te brengen hoe de informatiestromen lopen. Daarbij is het belangrijk dat je in beeld brengt wat van invloed is op de informatie en wie de mogelijkheid heeft om de informatie te beïnvloeden. Een flowchart maken m.b.v. een tool zoals Visio kan een eenvoudige en praktische manier zijn om informatiestromen visueel zichtbaar te maken.

7. Documenteer IV processen

Zodra de IV processen in kaart gebracht zijn is het belangrijk om alle informatie omtrent het IV proces op een gestructureerde manier te documenteren. Om een helder beeld te creëren en informatie over de processen op een makkelijke manier te kunnen delen, vergelijken en koppelen, gaat het je helpen om de wijze van documenteren te standaardiseren.

8. Actualiseer IV processen

Veranderende organisaties, veranderende afdelingen, veranderende belanghebbenden, veranderende externe factoren. Al deze elementen, noemen we vaak ‘triggers’ en kunnen van invloed zijn op je IV processen. Zodra je de IV processen hebt uitgewerkt en gedocumenteerd ben je dus nog niet klaar! Afhankelijk van de mate waarin de verschillende triggers invloed hebben op het IV proces, zal het proces regelmatig bekeken en geactualiseerd/geoptimaliseerd moeten worden. Dit kan je als IV professional het beste samen met de PO (product-owner) uitvoeren.

Heb jij de IV processen van jouw organisatie in kaart? Ga samen met jouw collega’s aan de slag om een volledig beeld te krijgen van jouw IV processen en het applicatielandschap in jouw organisatie en zet zo de eerste stappen richting het optimaliseren van de informatievoorziening!