Informatiemanagement en Functioneel Beheer na Corona

Opgesloten zitten ten gevolge van Corona heeft in ieder geval één voordeel: je hebt voldoende tijd om over zaken na te denken. Niet alleen over: ‘Hoe kom ik deze tijd door’, maar ook: ‘Wat daarna?’ Er wordt nu, zeer terecht, vooral aandacht besteed aan hoe met zijn allen zo ongeschonden mogelijk door deze ellende heen te komen. De tips en ingenieuze vondsten om thuis te werken, je kinderen bezig en je relatie in stand te houden en domweg de tijd te doden vliegen je van alle kanten om de oren.

Maar ik zou even stil willen staan bij de mogelijke gevolgen voor deze crisis voor ons vakgebied: Informatiemanagement en Functioneel Beheer. En dan met name of er toch enig winst uit valt te halen voor het ‘post Corona tijdperk’. Want, al weet nog niemand wanneer dat zal zijn, ook deze periode gaat voorbij.

Zouden we de negatieve ervaringen van nu een positieve wending kunnen geven voor ‘straks’?

Zo constateer ik helaas vaak tijdens de nulmetingen die ik bij onze klanten uitvoer dat veel vakbroeders en -zusters veel moeite hebben met hun profilering. Oftewel: hoe ze door de rest van de organisatie worden gezien. Vaak is dat voornamelijk als ‘probleemoplossers’ en ‘iets van ICT’ of ‘van die applicatie’. Terwijl je zou willen dat je wordt gezien als vertegenwoordiger van de business die vanuit kennis van het businessproces vooral proactief bezig is. En als partner van de business vanuit expertise op het gebied van informatievoorziening ervoor zorgt dat deze informatievoorziening blijvend aansluit bij de behoeften van de business.

Ik maak hierbij vaak de analogie met een afdeling HR of Financiën. Doorgaans hoef je een businessmanager niet uit te leggen dat, als hij/zij een nieuwe medewerker nodig heeft, een adviseur/specialist vanuit HR hem/haar helpt bij het opstellen van het gewenste profiel. Maar dat deze manager dan wel de eisen voor deze medewerker moet aangeven: kennis van ..., x jaar ervaring met ... etc. De HR specialist zorgt er vervolgens voor dat de manager een aantal geschikte kandidaten te spreken krijgt. Kortom: de specialist regelt het, o.b.v. criteria van de manager.

Hetzelfde geldt als deze manager financieel inzicht wil en/of financieel verantwoording moet afleggen. Dan wordt hij/zij ondersteund door een specialist van de afdeling Financiën die, o.b.v. de wensen en eisen van de manager, ervoor zorgt dat de juiste rapporten worden gerealiseerd met de juiste eenheden, het juiste aggregatieniveau, de juiste frequentie etc.

Wat ik echter verbazingwekkend vind is dat, als het aankomt op het productiemiddel ‘Informatie’, er kennelijk een geheel andere beleving is. Terwijl hiervoor exact hetzelfde zou moeten gelden als voor de productiemiddelen ‘Personeel’ en ‘Financiën’.

"Daar heb ik geen verstand van'

De manager in kwestie heeft specialisten tot zijn/haar beschikking in de persoon van Informatiemanagement en Functioneel Beheer, die ervoor kunnen zorgen dat de passende informatievoorziening tot stand komt. Maar dan moet deze manager, met de hulp van deze specialisten, wel de eisen en randvoorwaarden daarvoor aangeven. En voor de daarbij behorende dienstverlening van IM, FB en ICT (leveranciers). Managers geven op dit gebied echter vaak niet thuis met het argument dat het om IT gaat en ‘daar heb ik geen verstand van’.

Dit argument gaat mijns inziens echter op twee punten mank.

Het eerste is dat je er ook geen verstand van IT voor hoeft te hebben. Dat heb je waarschijnlijk ook niet (in detail) van HR en Financiën. Daar heb je dus juist die specialisten voor die je kunnen helpen. Je moet hen alleen wel accepteren als zodanig en hen de kans geven hun toegevoegde waarde te laten zien. En dat heeft in grote mate met beeldvorming te maken.

Het tweede is: het gaat niet (alleen maar) om IT. IT is een van de hulpmiddelen om invulling te geven aan een informatiebehoefte. Het gaat veel meer om het faciliteren van businessprocessen met passende informatievoorziening zodat deze processen soepel verlopen en de gestelde doelen / gewenste resultaten behaald kunnen worden. Het gaat dus over alle onderdelen van de informatievoorziening zoals processen, procedures, documentatie, communicatie, (werk)afspraken, organisatie en hulpmiddelen. En de samenwerking hierin tussen de verschillende stakeholders. Laat dat allemaal nou net het aandachtsgebied zijn van het vakgebied Informatiemanagement en Functioneel Beheer!

De uitdagingen

En laat dat nou net een van de grootste uitdagingen zijn waar veel organisaties nu tegenaan lopen ten gevolge van de Corona crisis. Deze uitdagingen zijn maar zeer ten dele technisch (welk tool is het beste om te videobellen of virtueel samen te werken?). De businessapplicaties, waar doorgaans verreweg de meeste focus en aandacht op ligt, blijven in principe ‘gewoon’ doordraaien.

De grootste uitdaging is: hoe kunnen we de boel organisatorisch draaiende houden? Hoe houden we een goede samenwerking en afstemming in stand met gebruikers, klanten en leveranciers? Hoe gaan we om met het afhandelen van incidenten, wijzigingsverzoeken, releases? Hoe gaan we om met het borgen van de kwaliteit en voortgang van cruciale processen en ontwikkelingen?

Allemaal vragen waarbij Informatiemanagement en Functioneel Beheer een leidende rol bij (zouden moeten) spelen, vanuit hun expertise en in hun rol als vertegenwoordiger, regisseur en kwaliteitsborger t.a.v. de informatievoorziening.

Ik verwacht dus zomaar dat nogal wat organisaties nu tegen dergelijke ‘uitdagingen’ aanlopen die worden veroorzaakt doordat juist het organisatorische component in het verleden te weinig aandacht heeft gekregen. En dat nu veel vakbroeders en – zusters allerlei toeren aan het uithalen zijn om de boel toch maar geregeld te krijgen en werkend te houden. Maar och, dat zijn we ook gewend nietwaar? En daar zouden we nou juist vanaf moeten.

Zou het daarom niet juist nu het moment zijn om alvast wat ‘zaadjes’ te planten voor na Corona? Natuurlijk heeft nu de problematiek die de crisis met zich meebrengt alle aandacht nodig. Maar laten we vooral ook, vanuit zowel het constructief meedenken alsook een stuk eigenbelang, alvast de nodige ‘pijnpunten’ en ‘uitdagingen’ waar we nu tegenaan lopen in kaart brengen. En bij de belangrijkste stakeholders aangeven dat we, als het stof van de crisis is neergedaald, graag met hen willen kijken hoe hiervan te leren en zaken alsnog goed met elkaar te regelen. En dat we wel hier goede ideeën over hebben. Jezelf nu dus al profileren als de partij die de expertise heeft om de organisatie te helpen meer ‘crisis bestendig’ te worden. Maar ook tegelijkertijd vanuit een proactieve insteek hen gaat helpen om de ‘gewone’ dagelijkse gang van zaken beter / professioneler te organiseren en daarmee beter te beheren en te managen. Zodat de situatie ontstaat dat het voor managers vanzelfsprekend is de experts m.b.t. IV in te schakelen. Net zoals HR en Financiën.

Zou dat niet mooi zijn?