Hoe zorg je ervoor dat je stakeholders de echte winnaars worden bij dashboarding?

Het hebben van dashboards met stuurinformatie is iets wat veel organisaties hebben of willen hebben. IV experts is daarin geen uitzondering. De groeiende behoefte aan inzicht in stuurinformatie samen met de overstap op een nieuwe bronapplicatie, zorgden ervoor dat dit onderwerp opnieuw op onze agenda kwam. We stonden voor de volgende uitdaging: hoe kunnen we in deze applicatie snel inzicht krijgen in onze stuurinformatie?  

Hierdoor zijn we intern aan de slag gegaan met een traject richting nieuwe dashboarding. In deze blog nemen we je mee in onze ervaringen en aanpak. Let's go!

Voorbereidende stappen 

De eerste stap in dit traject is het vaststellen van de kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s). In deze gezamenlijke sessie met onze stakeholders hebben we de informatiebehoefte in beeld gebracht en gecategoriseerd per team of domein. Naast zo’n gezamenlijke sessie, zijn er ook andere bronnen die je al op weg kunnen helpen met een eerste opzet. Denk bijvoorbeeld aan een missie/strategie of jaarplannen. Deze documenten bevatten in veel gevallen al (organisatie)doelen of kritieke succesfactoren die vrij eenvoudig te vertalen zijn naar een informatiebehoefte. Een informatiebehoefte is bijvoorbeeld: inzicht in de omzetverdeling van onze dienstverlening per branche. Deze behoefte komt dan waarschijnlijk voort uit een vastgestelde KPI, bijvoorbeeld: 70% van onze omzet komt uit de branches waar wij ons op focussen.  

Nadat we deze informatiebehoefte in beeld hebben gebracht, zijn we begonnen met het analyseren van de benodigde data om in die behoefte te kunnen voorzien. De vraag die hierbij het meest belangrijk was: welke data hebben we nodig en over welke data beschikken wij al? De antwoorden op deze vragen hebben ons geholpen bij het bepalen van de haalbaarheid van de dashboarding. Voor een aantal dashboards gold dat we alle benodigde data hadden en ze dus al op korte termijn ter beschikking konden stellen. Voor het andere deel waren we genoodzaakt wijzigingen door te voeren in onze applicaties, voordat we over de benodigde data konden beschikken. Hierover zijn we in het kader van verwachtingsmanagement transparant geweest richting onze stakeholders.  

Aan de slag 

Na bezig te zijn geweest met deze voorbereidende stappen, hebben we onze handen uit de mouwen gestoken. Één van de dingen die essentieel is voor goede dashboards, is het op orde hebben van de datakwaliteit. Als de data niet op orde is, kom je namelijk het bekende gezegde ‘Garbage in, garbage out’ tegen. De dashboards geven dan onjuiste stuurinformatie, en dat is niet wat we willen zien. Daarom zijn we gaan kijken of de data die we al hadden ook daadwerkelijk gebruikt kon worden. In deze zoektocht kwamen we tegen dat ook wij niet altijd onze administratie goed op orde hadden. Er was dus nog wel wat werk aan de winkel op dit gebied. Daarom hebben we, naast het doen van opschoon-acties, ook gezamenlijk met de stakeholders de mogelijkheden bekeken om de kwaliteit van de data invoer te verbeteren.  

Het hebben van dashboards en het inzicht dat die dashboards geven, was ook meteen een trigger om de data goed in te gaan voeren. Hierdoor steeg het bewustzijn van de nut en noodzaak van het op orde hebben van de data. 

Na de informatiebehoefte vastgesteld te hebben, bekeken te hebben of we die data ook al hadden en te zorgen dat die data op orde kwam, was het tijd om de dashboards daadwerkelijk in elkaar te zetten. Na gekozen te hebben voor de applicatie Power BI voor onze dashboards, kwam het technische deel van de data ontsluiten naar Power BI. Dit bleek gelukkig relatief eenvoudig te gaan via onze API, wat een interface is die het mogelijk maakt dat applicaties met elkaar kunnen communiceren. Daarna waren in Power BI nog wat handelingen nodig om ervoor te zorgen dat het datamodel goed opgezet was. Na deze hobbel genomen te hebben, begon het creatieve proces. De keuzes van welke grafieken goed passen bij onze stuurinformatie, welke kleuren er gebruikt moeten worden (de IV kleuren natuurlijk) en waar ons logo moest staan. Na een rondje afstemming met de stakeholders waren we er klaar voor: de dashboards konden in gebruik genomen worden! 

Terugblik 

Nu terug naar onze vraag in het begin: hoe kunnen we in deze applicatie snel inzicht krijgen in onze stuurinformatie? In dit traject was er aandacht voor de volgende, naar onze mening, belangrijke activiteiten:  

• Identificeren van de informatiebehoefte (KPI’s);  
• Analyseren van de haalbaarheid van de informatiebehoefte;  
• Analyseren en op orde maken van de datakwaliteit; 
• Inrichten van de dashboards.  

Hieruit blijkt dat de eerste stappen naar meer inzicht in de stuurinformatie niet ingewikkeld hoeven te zijn. Het is wel verstandig om de stappen goed uit te denken en ook de stakeholders uitgebreid mee te nemen in het traject. Onze stuurinformatie wordt nu (bijna real-time) inzichtelijk gemaakt op de dashboards. Hierdoor zijn onze stakeholders uiteindelijk de échte winnaars. 

Als je vragen hebt over deze blog, of hulp wil met de eerste stappen op het gebied van data, neem dan contact op met IV experts of laat een reactie achter!