Waarom taalgebruik belangrijk is in informatiemanagement

Of je nu Functioneel Beheerder, Informatiemanager of een andere IV-professional bent: we vinden het allemaal belangrijk om goed te kunnen communiceren. Vaak zeggen we dat we de taal van zowel de business als IT spreken. Zo kunnen we als tussenpersoon optreden en helpen beide werelden met elkaar te verbinden. In veel organisaties gebruiken we daarvoor het negenvlaksmodel, om duidelijk te maken waar die verbindende rol in de organisatie thuishoort.

Toch blijkt in de praktijk dat veel IV-professionals moeite hebben om hun toegevoegde waarde goed uit te leggen. Ook als team of afdeling is het vaak lastig om een duidelijk antwoord te geven op vragen als:

• Wie zijn we?
• Waar staan we voor?
• Wat is onze toegevoegde waarde?

Als je als team geen heldere en gezamenlijke antwoorden hebt op deze vragen, dan leidt dat ook bij de business en IT tot verwarring. Taal speelt hierin een grote rol. Daarom is het belangrijk om hier bewust bij stil te staan.

Even wat theorie. Cultuur binnen een organisatie bestaat uit vijf onderdelen: symbolen, taal, waarden, normen en tastbare dingen (zoals kleding of gebouwen). Taal is hierin belangrijk. Het helpt mensen binnen een organisatie om met elkaar te communiceren. In het boek Sociology, a Global Introduction zeggen Macionis en Plummer zelfs dat taal bepaalt hoe we de wereld zien. Elke taal gebruikt eigen symbolen (zoals woorden), en die vormen samen ons beeld van de werkelijkheid.

Ze verwijzen hierbij naar de Sapir-Whorf hypothese, die twee dingen zegt:

1. Taal beïnvloedt hoe we denken.
2. Elke taal ziet de wereld op een andere manier.

Een voorbeeld: Inuit hebben meerdere woorden voor ‘sneeuw’, en het Nederlandse woord ‘gezellig’ is bijna niet uit te leggen in andere talen. Taal geeft dus vorm aan hoe we dingen ervaren.

Wat betekent dat voor ons als IV-professionals? In zijn boek Beelden van organisatie zegt Gareth Morgan dat organisaties eigenlijk kleine samenlevingen zijn, met hun eigen cultuur. En als taal daar zo'n belangrijk onderdeel van is, moeten we daar bewust mee omgaan. Als een afdeling woorden gebruikt die niemand begrijpt, sluit die zichzelf eigenlijk buiten. Herkenbaar?

In het boek De 7 eigenschappen van effectief leiderschap noemt Stephen Covey: “Eerst begrijpen, dan begrepen worden.” Vaak denken we hierbij aan goed luisteren. Maar het tweede deel – duidelijk overbrengen wat je bedoelt – is net zo belangrijk.

Voor IV-teams begint dat met duidelijke taal. Bepaal samen welke termen jullie gebruiken. Wat bedoelen jullie bijvoorbeeld met:

• Informatievoorziening
• Informatiemanagement
• Functioneel beheer

Ga als team om tafel en spreek af hoe jullie deze begrippen gebruiken en uitleggen. Als je dat goed hebt vastgelegd, kun je ook beter uitleggen wat jullie toegevoegde waarde is. In feite volgt dat antwoord vanzelf uit de eerste twee vragen: wie zijn we en waar zijn we van?

Wij hebben hierover als IV-experts natuurlijk ook nagedacht. Zo gebruiken wij het woord Informatievoorziening om aan te geven waar we verantwoordelijk voor zijn. Het vakgebied zelf noemen we IV-management.

Onze definities:

• Informatievoorziening is het geheel van mensen, data, middelen en organisatie dat de informatiebehoefte van belanghebbenden invult.
• IV-management is het richten, inrichten, beheren, beheersen én vernieuwen van die informatievoorziening.

Wil je meer lezen over onze definities? Kijk dan eens in onze e-books over informatievoorziening.

Gebruik geen vage termen of lege woorden. Wees duidelijk over wie je bent, wat je doet en waar je van bent. Of je nu Functioneel Beheerder, Informatiemanager, CIO of een andere IV-specialist bent: zorg dat je de gebruikte begrippen goed uitlegt én dat je daar consequent in bent.

Gebruik bijvoorbeeld niet de ene keer ‘informatiehuishouding’ en de andere keer ‘informatievoorziening’ als je hetzelfde bedoelt. En als je praat over ‘klanten’ of ‘leveranciers’, leg dan uit wie je daarmee bedoelt.

Kortom: wees je bewust van je taalgebruik. Dat zorgt voor beter begrip, minder miscommunicatie en minder ruis. En uiteindelijk draagt dat bij aan het succes van jou, je team en de hele organisatie.

Profileren en positioneren is soms best lastig, maar het is wel erg belangrijk. Het helpt je om als IV-professional of team zichtbaar en duidelijk te zijn binnen de organisatie. Kom je er zelf niet helemaal uit? Wij helpen je graag. Of het nu gaat om jouw persoonlijke profilering als IV-professional of om de positionering van je team, wij hebben de juiste handvatten. Als experts in informatiemanagement en functioneel beheer weten wij wat werkt in de praktijk. Samen zorgen we voor een sterke en herkenbare plek binnen de organisatie.