Functioneel Beheer en de grenzen van haar dienstverlening

Het blijkt dat de 'dienstverlenende instelling', absoluut een belangrijke eigenschap is van Functioneel Beheer,. En dat is meteen ook de achilleshiel is. Functioneel Beheer is vooral erg goed in het denken en doen in het belang van anderen, maar erg slecht in het denken aan en zorgen voor zichzelf.

En daarbij mogen we niet vergeten dat zorgen voor jezelf, ook vaak betekent dat je van meer toegevoegde waarde kan zijn voor de organisatie.

Voorbeelden zijn o.a.:

• Gebruikersspecificaties en -acceptatiecriteria worden tot in de puntjes uitgewerkt, maar er zijn geen eisen/acceptatiecriteria vanuit Functioneel Beheer zelf. Wat heb ik als Functioneel Beheerder nodig om mijn werk professioneel uit te voeren?
• Hetzelfde geldt voor documentatie. Gebruikershandleidingen etc. zijn een harde eis. Maar als ik vraag naar relevante Functioneel Beheer documentatie word ik doorgaans vragend aangekeken: waar heb je het over?
• Er wordt erg vaak binnen Functioneel Beheer geklaagd dat anderen (b.v. eigenaren, key-users) hun rol niet (goed) oppakken/invullen. En vervolgens doet Functioneel Beheer het maar: iemand moet het toch doen? Naast het feit dat Functioneel Beheer activiteiten uitvoert die niet daar thuishoren (b.v. besluitvorming over en eindacceptatie van wijzigingen of applicatie- en technisch beheer taken), met alle risico's van dien, zal hierdoor de situatie niet verbeteren. Functioneel Beheer lost het immers op. Waarom zouden de anderen dan hun rol wel ineens gaan oppakken? Functioneel Beheer heeft al genoeg 'uitdagingen' die daar ook thuishoren. Dus ophouden met het blijven oplossen van problemen en tekortkomingen van anderen! Maak maar duidelijk waar de pijn zit, zodat daar met de juiste partijen over in gesprek kan worden gegaan.
• En juist dat duidelijk maken, maar ook duidelijkheid vragen, is voor de gemiddelde Functioneel Beheerder niet makkelijk. Als dienstverlener doe je je best, zonder te klagen en anderen 'lastig te vallen' met jouw problemen. Je bent er om dingen op te lossen en niet om anderen te belasten met je sores. Dat doe je hooguit bij je Functioneel Beheer collega's want zij snappen het tenminste (en samen klagen over die 'anderen' is ook wel lekker).

Waarschijnlijk is het laatste punt het belangrijkste en lastigste om te overwinnen. Maar als je daarin slaagt, creëer je mogelijkheden voor de andere genoemde punten. Deze gaan immers over het eisen stellen aan anderen, zodat jij in staat bent op een professionele wijze te doen waarvoor je bent aangenomen: zorg dragen voor een bij de bedrijfsprocessen passende Informatievoorziening. Maar eisen moeten wel worden onderbouwd.

Dus moet je, bij voorkeur als 'geheel Functioneel Beheer' (dus inclusief leidinggevende(n)), nadenken over wat 'professioneel Functioneel Beheer' binnen jouw organisatie inhoudt/in zou moeten houden. Dus een visie op Functioneel Beheer en de toegevoegde waarde daarvan formuleren. Met deze visie moet je vervolgens 'de boer op': communiceren aan en afstemmen met de belangrijkste stakeholders binnen de business, maar zeker ook met de interne ICT-organisatie. Met deze laatste zal overeenstemming moeten zijn over 'wie doet wat' i.r.t. de beheerde systemen. Bijkomend voordeel is dat je vervolgens als totale beheerorganisatie (Functioneel-, Applicatie- en Technisch Beheer) sterker staat als je vanuit een gezamenlijke visie het gesprek met de business aan kunt gaan.

Daarnaast moet er worden nagedacht over wat er nodig is aan informatie/documentatie, overige hulpmiddelen (b.v. voor registratie en monitoring), kennis, kunde etc. om daadwerkelijk professioneel te kunnen werken. Maar ook waar het Functioneel Beheer op gestuurd moet worden (KPI's). En uiteraard vervolgens dit soort zaken (laten) realiseren. Dit betekent dus eerst het nodige aan 'huiswerk'. Vaak zie ik Functioneel Beheerders die naar het lijkt aan het wachten zijn totdat ze 'vanzelf' worden geholpen.  Dat is een utopie. Je zult er dus op een duidelijke manier en o.b.v. expliciete argumentatie om moeten vragen. En het rare is dat dan vaak blijkt dat het niet juist invullen van rollen door anderen niet ligt aan onwil, maar aan onwetendheid. Zowel m.b.t. het feit dat een bepaalde rol bij hen ligt, als ook wat er van hen in die rol wordt verwacht. Het hulp bieden door Functioneel Beheer bij het komen tot een goede invulling van deze rollen is ook een vorm van dienstverlening. En daarbij een vorm waar ook Functioneel Beheer zelf veel baat bij heeft. Maak er dus met deze anderen een gezamenlijk (professionaliserings)traject van.