Gemeente Delft

Gemeente Delft werkt continu aan de verbetering van haar informatievoorziening. De afdeling Informatievoorziening bestaat uit ongeveer 130 medewerkers, verdeeld over vier afdelingen.

De uitdaging

Het functioneel beheer en applicatiebeheer is gecentraliseerd, maar het teamgevoel ontbrak. Ellen van Gerwen, Afdelingshoofd Applicatiemanagement, stond voor de uitdaging om haar team van 30 beheerders écht als een team te laten werken. De taken van functioneel beheer en applicatiebeheer overlappen op een aantal gebieden, waardoor een goede samenwerking belangrijk is voor een goed resultaat.

Ellen vroeg zich af: "Als we blijven werken zoals we nu werken, is dat dan over 5 jaar nog steeds goed? Wat moeten we veranderen om dit over 5 jaar nog op hetzelfde niveau te blijven doen, of misschien zelfs beter te gaan doen?". 

Waar liep het team tegenaan?

• Het teamgevoel kon verder worden ontwikkeld.
• Er waren onvoldoende afspraken over een uniforme manier van werken.
• De strikte functiescheiding tussen functioneel en applicatiebeheer werkte niet altijd in het voordeel van het resultaat.
• Het stellen van de juiste prioriteiten was een uitdaging.

Waarom moest dit anders?

De invulling van de rollen binnen de afdeling applicatiemanagement blijken niet toekomstproof, deze structuur zorgde voor inefficiëntie en remde innovatie. Zonder verandering zou de afdeling in de toekomst vastlopen in deze werkwijze En niet mee kunnen bewegen met de toekomst.

Samenwerking met IV experts

Ellen ging op zoek naar de juiste opleiding voor het team, en koos uiteindelijk voor IV experts. Er werd namelijk echt geluisterd naar de behoeften van de gemeente: de training moest inhoudelijk sterk zijn, en er moest aandacht zijn voor soft skills en communicatie.

De aanpak

• Persoonlijke kennismaking tussen trainer Wietse en verschillende teamleden – om draagvlak te creëren.
• Een inspiratiesessie – om een gezamenlijke visie op het vakgebied te vormen.
• De opleiding Tactisch Functioneel Beheer, verdeeld over meerdere sessies – om vakkennis te vergroten en te werken aan soft skills en communicatie.
• Wisselende groepssamenstellingen per sessie – om dynamiek en samenwerking te bevorderen.

Wat begon met een afwachtende houding, sloeg snel om naar nieuwsgierigheid. En Wietse wist een gevoel van enthousiasme te creëren. Het team kreeg niet alleen meer kennis, maar ook concrete handvatten om beter samen te werken. Wietse bracht een goede balans aan tussen structuur, en voldoende ruimte voor vragen en behoeften van het team.

Ellen was blij met deze aanpak: “De manier waarop de sessies gegeven werden, was voor het team heel belangrijk. Deels ging het om het verbreden van kennis. Maar ook op een gemoedelijke, informele sfeer ontdekken hoe we het beter kunnen doen, was heel fijn. Wat is er nou leuker dan het samen met je team op die manier over je vak te hebben?”

Wat leverde het op?

• Een gedeelde visie en op de goede weg naar een uniforme werkwijze.
• Betere prioritering van werkzaamheden.
• Met behulp van de IV-Balanscirkel is er meer inzicht gekomen in het belang van balans tussen continuïteit en ondersteuning versus innovatie en optimalisatie.
• Inzicht in DISC-profielen verbeterde onderlinge communicatie.
• Nieuwe teamleden volgen de opleiding, en er wordt gedacht aan een 'opfrissessie'.

“Het resultaat is een gedeelde visie en een uniforme werkwijze”, vertelt Ellen. “Het DISC-gedeelte was een eyeopener: we begrijpen elkaars sterke en minder sterke punten beter en kunnen onze communicatie daarop afstemmen.” Dankzij de incompany opleiding Tactisch Functioneel Beheer heeft Gemeente Delft een hechter, efficiënter en toekomstbestendig team. De training leverde niet alleen kennis op, maar bracht ook een cultuurverandering binnen het team teweeg.