Ontwikkelingen en profilering in Functioneel Beheer

“Functioneel Beheerders zijn vaak onbekend in de organisatie en dat maakt onbemind. Een gemiste kans, want juist Functioneel Beheerders hebben essentiële kennis van de informatievoorziening. Door mee te gaan met ontwikkelingen en actief te communiceren kunnen zij wél hun positie innemen en hun meerwaarde laten zien.” Mirjam Bekkenkamp, Teamcoach Functioneel Beheer bij IV-experts.com, licht aan de hand van vier ontwikkelingen toe hoe Functioneel Beheerders zich beter kunnen profileren.

“Als je je alleen maar op je eigen applicatie richt, dan weet je niet hoe die in verbinding staat met de informatievoorziening. Je hebt eigenlijk een team nodig dat gespecialiseerd ingericht wordt. Eén iemand weet de ins en outs van (misschien wel meerdere) applicatie(s), iemand zorgt voor het overzicht en een ander gaat de organisatie in om te netwerken en gehoord te worden. Zo kun je voorkomen dat Functioneel Beheer zich met name bezighoudt met brandjes blussen en je richten op de ontwikkelingen die gaande zijn.

Over brandjes blussen

Low-code platforms

Mensen kunnen steeds meer zelf. Telkens vaker zetten zij zelf een applicatie in elkaar, waardoor er minder grip op het landschap is. Tegenwoordig leer je op de basisschool al programmeren. Dus waar is de Functioneel Beheerder dan nog voor nodig? Initiatief rondom low-code platforms mag worden aangemoedigd, maar het moet wel veilig zijn en aan de standaarden van de organisatie voldoen. Bewustwording is belangrijk om dit goed te borgen en daar ligt een rol voor Functioneel Beheerders. De consequentie van low-code platforms is dat zij nóg dichter bij de mensen moeten staan. Overtuiging en advisering over de impact van bepaalde keuzes zijn onmisbare elementen.

Datagedreven sturing

Veel organisaties willen datagedreven werken. Uit gegevens in de applicatie kan waardevolle informatie worden gehaald. Maar als het aan de voorkant niet goed wordt ingevoerd, dan krijg je de gewenste data er ook niet uit. Functioneel Beheer kan de benodigde gebruikersondersteuning leveren. Er moet naar buiten getreden worden om inzicht te krijgen in processen en om te zorgen dat iedereen de applicatie op de juiste manier gebruikt. Denk aan het invullen van de correcte velden. Zo wordt de meerwaarde van Functioneel Beheer ook duidelijker. Denk aan:

• Return on Investment (ROI)
• Optimaal gebruik van functionaliteiten
• Een veilige en wendbare informatievoorziening

Outsourcing & samenwerking

In de samenwerking met leveranciers staat communicatie centraal. Aan het begin van een samenwerking geeft de Functioneel Beheerder aan wat er nodig is om goed samen te werken. De Functioneel Beheerder houdt de regie door tijdig te signaleren en escaleren. Maar vooral door continu in contact te blijven, en op een constructieve manier de belangen van de business over te brengen aan leveranciers. Het tweede aspect is verwachtingenmanagement naar de organisatie. Als er is besloten om met een leverancier te werken, dan wordt er vaak automatisch voor een pakket gekozen. Zorg dat de organisatie daar begrip voor heeft. Er worden aan de lopende band wensen ingediend en Functioneel Beheer moet realistisch zijn over wat er mogelijk is. Ook dit is tweerichtingsverkeer: Functioneel Beheer informeert de organisatie over mogelijkheden en de informatievoorziening moet tegelijkertijd inspelen op de koers van de organisatie.

Agile werken

Als er volgens methoden gewerkt wordt zoals Scrum (gebaseerd op de Agile-filosofie), dan lijkt Functioneel Beheer in eerste instantie geen rol meer te hebben omdat de Product Owner in beeld komt. Doorgaans haalt de Product Owner bij stakeholders op welke informatiebehoefte en belangen er zijn. Zo kan de wens vanuit de organisatie gespecificeerd worden naar de leverancier. De Product Owner wordt geselecteerd op zijn soft skills en dan met name zijn vermogen om met stakeholders om tafel te gaan, alle belangen af te wegen en weerwoord te geven.

Daar heeft de Product Owner de Functioneel Beheerder echter wel bij nodig. De Functioneel Beheerder heeft immers de kennis om beslissingen te onderbouwen. Traditioneel gezien is hij gedetailleerd en kent hij alle facetten van de informatievoorziening. De Product Owner en Functioneel Beheerder versterken elkaar dus om een totaalplaatje van de applicatie en wensen te vormen. Bovendien moet iets dat opgeleverd wordt ook nog beheerd worden. Het belang van de activiteiten die onder het vakgebied Functioneel Beheer vallen, wordt nog wel eens onderschat. Als Functioneel Beheerder kun je hierop inspelen. Zodra je rollen ziet ontstaan die gebaseerd zijn op het Agile-gedachtengoed, wees er dan als de kippen bij om je eigen rol niet te laten vervangen of - nog erger - vergeten.

Doelgroepgerichte communicatie

Wat ik regelmatig hoor bij teams, is dat ze veel weten maar dat ze niets wordt gevraagd. Als er een project wordt opgestart, worden Functioneel Beheerders doorgaans laat of niet betrokken. Soms worden ze wél geraadpleegd, maar wordt het advies niet opgevolgd. Dat heeft er onder andere mee te maken dat niet alle Functioneel Beheerders goed kunnen motiveren waarom ze een advies geven. Er wordt dan bijvoorbeeld een lijvig document opgeleverd waarin de conclusies te vinden zijn. Het helpt om de juiste persoon binnen het team in te schakelen voor deze taak. Minstens zo belangrijk is degene die het advies ontvangt. Bedenk bijvoorbeeld:

• Wat wil deze persoon precies weten?
• Is er behoefte aan een bondig advies of een uitgebreide uitleg?
• Welk doel heeft de persoon voor ogen en welke informatie is hiervoor benodigd?
• Waar is de persoon tegenover je gevoelig voor?

Tips voor profilering

Communicatievaardigheden en inlevingsvermogen zijn belangrijke kwaliteiten in de samenwerking met klanten en leveranciers. Door elkaar en klanten beter te begrijpen, kan het volledige potentieel van de informatievoorziening worden benut. Ook kan dan worden toegelicht wat er nodig is, zodat de welwillendheid van leveranciers vergroot. Het begint bij de eigen profilering en communicatie hierover. Een paar tips:

• Stel teams samen met verschillende kwaliteiten
• Probeer niet iets te worden wat je niet bent
• Verken je mogelijkheden (in plaats van te focussen op onmogelijkheden)
• Werk als team aan je overtuigingskracht en adviserende rol
• Leef je meer in de ander in en communiceer gericht
• Anticipeer op ontwikkelingen
• Doe aan geweldloze communicatie
• Draag je meerwaarde voor de organisatie uit
• Vier je successen

Grip krijgen

Als Functioneel Beheerder moet je doorhebben dat iedere wijziging in de applicatie invloed heeft op de informatievoorziening. En dus moet je ook met alle mensen in de organisatie in contact blijven om op de hoogte te zijn van wat er speelt. Tijdens de Tactisch Fucntioneel beheer en de (team) workshops komen deze aspecten aan bod. Zo leer je communicatie inzetten om te anticiperen, om beter samen te werken én om grip te krijgen op de informatievoorziening.”