Iv-management goed inrichten? Dit is de basis!

Geplaatst door Maxime Barrettapiana

Naast dat wij bij IV experts vaak de vraag krijgen om te helpen bij de inrichting van de IV-management organisatie, zien we dat veel organisaties worstelen met de situatie waarin operationele IV-activiteiten (functioneel beheer) door eindgebruikers “even erbij gedaan worden”, omdat dit van oudsher zo gegroeid is en er nooit echt stil is gestaan bij de inrichting van een IV-management organisatie. Ook bij de uitvoering van onze nulmeting op functioneel beheer komen we dit regelmatig tegen.

Maar waar moet je nou eigenlijk aandacht aan besteden om operationeel IV-management (of functioneel beheer) goed in te richten? Hieronder lees je een korte samenvatting van adviezen die wij bij recente nulmetingen hebben meegegeven: 

Inrichting op basis van de vier dimensies van functioneel beheer

Net zoals het terrein van ICT is IV-management een vakgebied wat ontzettend in beweging is. Eén van die bewegingen is dat er over het algemeen te zien is dat het operationele functioneel beheer steeds vaker van applicatie-geörienteerd naar businessproces-geörienteerd verschuift. Daarnaast zijn er ook steeds meer “Functioneel Beheer Specialisten” (Functioneel Beheerders die zich richten op één specifiek aspect binnen het vakgebied, bijvoorbeeld een Test Specialist) en Dataspecialisten. Kortom, er zijn vier dimensies ontstaan waarop functioneel beheer uitgevoerd kan worden; applicatie-geörienteerd, businessproces-geörienteerd, IV proces-geörienteerd en data-geörienteerd. 

Het is bij het inrichten van functioneel beheer belangrijk om te beseffen dat er niet specifiek voor één dimensie gekozen hoeft te worden. Sterker nog, het heeft juist voordelen als het functioneel beheer binnen een organisatie op alle vier de dimensies ingericht wordt. Op de snijvlakken tussen de vier dimensies kan veel synergie ontstaan doordat specialistische kennis en vaardigheden op een effectieve manier gebruikt en toegepast worden. 

Het aansturen van het team omtrent continuïteit van de dienstverlening

Om ervoor te zorgen dat de kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening vanuit functioneel beheer gegarandeerd kan worden, is het noodzakelijk dat er duidelijke afspraken en kaders op papier worden gezet. Het gaat daarbij over de aansturing van het team en dat dit belegd wordt bij één persoon. De activiteiten en verantwoordelijkheden van deze persoon zijn onder te verdelen in vier categorieën;  

  • P-Cyclus; activiteiten rondom ontwikkeling van de teamleden zoals voortgangs- en functioneringsgesprekken 
  • Werving & Selectie; activiteiten rondom het werven en selecteren van nieuwe teamleden zoals het opstellen van vacatures en voeren van sollicitatiegesprekken. 
  • Proceseigenaarschap op operationele IV-activiteiten; onder andere het inrichten en vaststellen van de processen maar ook het sturen op, en continu verbeteren van, deze processen. 
  • Operationele aansturing; zoals het opstellen van toekomstvisies en jaarplannen voor functioneel beheer, het stimuleren van ontwikkeling en betrokkenheid en het samenwerken met in- en externe stakeholders. 

Creëren van een uniforme manier van werken

Waar de business vaak verweten dat wordt hun processen niet op orde en niet beschreven zijn, worden operationele IV-processen vaak ook niet beschreven en vastgelegd, laat staan dat er sturing op plaatsvindt. Om een uniforme manier van werken te bewerkstelligen en de continuïteit en voorspelbaarheid van de dienstverlening richting de business te garanderen is het essentieel om deze operationele IV-activiteiten te beschrijven. Dat gebeurt in procesbeschrijvingen, door sjablonen op te stellen en de juiste sturing te geven. 

Inrichten gedragen en onderkend key-userschap

Vaak is er (te) weinig aandacht voor de rol van key-user, wordt het verschillend ingevuld en niet of nauwelijks gecoördineerd. Key-users zijn de ‘vooruitgeschoven posten’ van Functioneel Beheerders en hebben daarbij een heel intensieve relatie met die Functioneel Beheerders. De kwaliteitsverbetering en aansturing van key-users kan vanuit het functioneel beheer team georganiseerd worden vanwege de nauwe samenwerking. Dit is echter wel van secundair belang en kan alleen goed gebeuren door eerst het functioneel beheer goed in te richten. Bij een goede inrichting van key-userschap wordt de centraal gepositioneerde Functioneel Beheerder in bepaalde mate ‘ontlast’ en wordt de verbinding met de business gewaarborgd. 

Uiteindelijk zal bovenstaande zorgen voor meer balans in de regie op de informatievoorziening, met name tussen Continuiteit & Ondersteuning en Innovatie & Optimalisatie en wordt ook de basis gelegd voor verdere ontwikkeling van het vakgebied IV-management binnen de organisatie.  

Wil je meer informatie over welke concrete vervolgstappen jouw organisatie zou moeten ondernemen om goed georganiseerd IV-management in te richten? Of wil je meer weten over onze nulmeting op de operationele IV-activiteiten binnen jouw organisatie? Neem dan contact met ons op!