Functioneel Beheer + Agile = magie!

Geplaatst door Bart van Gelder

Als Functioneel Beheerder zul je het waarschijnlijk wel herkennen. Agile werken is overal om ons heen. Met name binnen software ontwikkeling is Agile werken niet meer weg te denken. Dat heeft ook enorme invloed op onze rol als Functioneel Beheerder. Softwareontwikkeling is steeds meer een continu proces geworden in plaats van grote vooraf geplande oplevering. Dat vraagt een flexibele mindset van ons als Functioneel Beheerder!  

Zelf ben ik al ruim 12 jaar actief in het vakgebied van Functioneel Beheer en Informatiemanagement. Ik heb meegemaakt hoe de Agile werkwijze steeds meer een plek kreeg in ons werkveld. In sommige omgevingen was het voor Functioneel Beheer helemaal niet eenvoudig om mee te gaan in deze steeds maar veranderende omgeving. Daar kon men best wel zenuwachtig van worden. Zeker bij cloud-oplossingen waarbij continu veranderingen aan een systeem worden doorgevoerd (CI/CD = continuous improvement /continuous delivery). 

Die onzekerheid werd natuurlijk vooral veroorzaakt doordat in een Agile omgeving er maar één constante is, namelijk verandering. En verandering is gevoelsmatig een bedreiging voor een beheerder (instandhouding en continuïteit). 

DE GROTE UITDAGING IN EEN AGILE OMGEVING

Scrum, Kanban, SAFeDevops en vele verschillende combinaties en varianten hebben inmiddels hun nut wel bewezen. Mijn persoonlijke ervaring heb ik vooral opgedaan in omgevingen waar Scrum als methodiek wordt gebruikt. Daarbij heb ik vanuit verschillende posities te maken gehad met scrumteams: 

  1. als interne Functioneel Beheer afdeling met externe leveranciers; 
  2. als interne Functioneel Beheer afdeling met interne leveranciers; 
  3. als Functioneel Beheerder in een Scrum-team (interne leveranciers). 

Zelf vind ik het de grootste uitdaging, dat de rol Functioneel Beheer in een Agile omgeving heel breed is. Functioneel Beheer is altijd al een heel breed vakgebied geweest, maar in een Agile omgeving is het nog breder geworden. Zo zien we tegenwoordig in het vakgebied van Functioneel Beheer steeds meer specialismen ontstaan, zoals requirements engineer, testspecialist, gebruikersondersteuning enzovoort. Het was voor mij dan ook lang niet altijd eenvoudig om direct mijn plek te vinden in een nieuw team.  

HET PRINCIPE VAN TRIGGERS

Om te bepalen welke rol van mij als Functioneel Beheerder in een (nieuwe) situatie gevraagd wordt, heb ik gebruik gemaakt van het principe van ‘triggers’. Functioneel Beheer heeft met verschillende soorten triggers te maken, zoals: 

  • gebruikstriggersin de vorm van incidenten en gebruikerswensen; 
  • organisatietriggersin de vorm van proceswijzigingen productwijzigingen en organisatiewijzigingen; 
  • externe triggers, in de vorm van wetswijzigingen en technologische ontwikkelingen. 

In ‘Hét handboek voor de Functioneel Beheerder’ van Martijn Buurman en Daniel E. Brouwer wordt uitgebreid beschreven hoe triggers het werk van een Functioneel Beheerder beïnvloeden. Zeker het lezen waard. 

Mijn ervaring is dat Scrum-teams meestal te weinig oog hebben voor beheer van en in gebruik nemen van applicaties. En al helemaal niet van de informatievoorziening waarbinnen een applicatie gebruikt wordt. 

En dat is logisch, want daar ligt in principe hun kracht helemaal niet. Scrum-teams zijn wel heel goed in het bepalen wat klantwaarde oplevert en hoe die klantwaarde het beste gerealiseerd kan worden. Dat is precies waar Scrum voor bedoeld is. Een Functioneel Beheerder kan in samenwerking met de product owner, UX designer en/of informatieanalist een mooie rol spelen bij de vertaling van de diverse triggers naar een goede analyse en ontwerp inclusief de daarbij behorende requirements. En aansluitend speelt Functioneel Beheer uiteraard een cruciale rol in het acceptatie- en implementatieproces. Aanvullend is Functioneel Beheer ook een belangrijke stakeholder en/of opdrachtgever als het gaat om beheer-functionaliteit binnen een applicatie. 

WHERE THE MAGIC HAPPENS!

Wat mij betreft begint de magie pas echt als je als Functioneel Beheerder een directe rol hebt binnen een Scrumteam. Je bent dan direct betrokken bij en (mede-)verantwoordelijk voor de verwerking van alle triggers. De ene keer kun je heel dicht tegen de product owner aan kruipen om bijvoorbeeld te helpen de verschillende belangen tegen elkaar af te wegen. De andere keer neem je meer de rol van requirements analist op je. En de volgende keer ben je verantwoordelijk voor een goede acceptatie en implementatie van een grote wijziging. En dat allemaal binnen hetzelfde team. Soms zelfs binnen één sprint. Als Functioneel Beheer binnen een organisatie goed georganiseerd is, kan hiermee ook direct de overdracht naar beheer geborgd worden.  

Als Functioneel Beheerder kun je dus het geweten van een Scrumteam zijn. Echt bewaken dat het Scrumteam de juiste klantwaarde met de hoogst mogelijke kwaliteit oplevert.  

De magie is helemaal compleet als je als Functioneel Beheerder je specialisme op het gebied van procesmanagement (en -optimalisatie) binnen het team kunt inzetten. Want ook binnen een Scrumteam leven diverse processen. Je zou dus mogelijk als (team)coach kunnen fungeren en op dat gebied samenwerken met de Scrummaster. 

Afgelopen jaren heb ik mijzelf ontwikkeld tot Agile Coach en als coach voor Functioneel Beheer teams. Als coach richt ik mij op de ontwikkeling van aanwezige talenten. Mijn ervaring is dat in alle teams heel veel kennis, kunde en talenten aanwezig zijn. Deze talenten worden lang niet altijd (h)erkend. 
Regelmatig geef ik workshops voor Functioneel Beheer teams waarin ik de individuele teamleden inspireer om zelf hun eigen talenten te ontdekken en te versterken. Als we deze talenten vervolgens gezamenlijk sterker inzetten binnen hun team ontstaat er heel veel energie. 

Kortom, Functioneel Beheer in een Scrumteam is als 1+1=3. Er kan echt een mooie synergie ontstaan. 

Kunnen wij jou helpen met het versterken van jouw team of je helpen met het goed neerzetten van Functioneel beheer in een agile omgeving? Laat het ons dan weten!

ONLINE IV COMMUNITY

Wil je eens met Bart van gedachten wisselen of ervaringen delen met vakgenoten? Schrijf je dan nu direct (gratis) in voor de online IV community! 

SCHRIJF JE GRATIS IN VOOR DE ONLINE IV COMMUNITY