Crisis; een kans of gevaar voor Functioneel beheer?

En daar was het ineens: COVID-19. Een nieuwe variant van het coronavirus. En dat hebben we geweten. Wat begon als een onbekende longziekte ergens ver weg in China, ontwikkelde zich in rap tempo via een ‘vervelende griep’ naar een ontembaar virus. En hoewel de besmettingscijfers cijfers in de zomer weer flink daalden doet herfst zijn intrede en is het advies van de overheid weer: werk zoveel mogelijk thuis!

Ik heb bij veel grote bedrijven met mooie projecten mogen meedraaien en bij al deze bedrijven was er echt wel nagedacht over maatregelen in geval van een crisis of calamiteit. Maar eerlijk gezegd blijft dat toch vaak beperkt tot een (technisch) uitwijkplan om continuïteit van de IT-systemen te waarborgen of een set aan maatregelen bij een cyber-aanval.

CALAMITEITENPLAN

Een calamiteitenplan, waarin bijvoorbeeld een uitwijkplan voor de business is opgenomen, blijkt toch niet zo vanzelfsprekend. Maar van de een op de andere dag moest iedereen (bij ons) thuiswerken.  Bij veel bedrijven geldt dat alleen bij hoge uitzondering en in overleg met het MT op kantoor gewerkt mag worden. We hebben vaak echter helemaal geen calamiteitenplan, waarin is beschreven, hoe we dit kunnen realiseren. Hoe gaan we dat dan doen? Hoe gaan we vanuit huis samenwerken? Hoe gaat dat met onze overleggen? (En dat zijn er stiekem eigenlijk best veel.)

Ik werk momenteel als Functioneel Beheerder in meerdere scrum teams. De manier van samenwerken in scrum teams blijkt zich uitstekend te lenen voor samenwerking op afstand.  Alle werkplekken werken al binnen een Citrix omgeving. Dus thuiswerken is geen probleem. Op kantoor houden we onze scrum meetings al in vergaderruimtes waar apparatuur voor Google Meet was geïnstalleerd. Zeer regelmatig namen meerdere collega’s via Google Meet deel aan deze online meetings. De techniek om nu iedereen via Google Meet te laten overleggen, bleek dus al beschikbaar. 

Dat brengt mij echter wel meteen bij een van de aspecten bij calamiteitenplan, dat vaak nog steeds een ondergeschoven kindje blijkt te zijn, namelijk privacy en security.

Google Meet is een fantastisch systeem, maar binnen een zakelijke omgeving blijkt dat toch best lastig te zijn. Vanaf je zakelijke account bleek het vaak niet mogelijk om een groepsmeeting op te starten. En dus ging iedereen op zoek naar alternatieven, zoals Zoom en Jitsi. Zoom bleek het echter niet zo nauw te nemen met de richtlijnen omtrent privacy en security. End-to-end encryptie blijkt voor meerdere interpretaties vatbaar te zijn en als je dan ook nog het wachtwoord publiekelijk op je website hebt staan, kan eenieder meedoen, ook degenen met verkeerde bedoelingen. 

Momenteel zijn er diverse systemen op de markt, waarmee we eenvoudig digitaal kunnen samenwerken en overleggen. Maar gratis bestaat (bijna) niet. Er zit altijd een verdienmodel achter. Google geeft openlijk toe dat ze het niet zo nauw nemen met AVG/GDPR-wetgeving in Europa. En daar komen ze mee weg, omdat wij bewust of onbewust hun voorwaarden accepteren. Het verdienmodel van Google zit in datacollectie. Ben jij je bewust van de risico’s, die jouw organisatie hierbij loopt?

Datzelfde geldt natuurlijk voor alle andere gratis tools voor samenwerking. Al deze aanbieders zullen in meer of mindere mate gebruikersgegevens verzamelen. Wees dus gewaarschuwd. En dan krijgen we ook nog te maken met het verwerken van gevoelige persoonsgegevens op de thuiswerkplek. Op kantoor zijn we ons vaak wel bewust van de risico’s bij het verwerken van persoonsgegevens. Dat is een relatief veilige omgeving. Ongewenste bezoekers kunnen niet zomaar het kantoor betreden. Iedereen, die op je afdeling rondloopt, gaat bewust en goed om met persoonsgegevens. Toch?

KANSEN VOOR DE FUNCTIONEEL BEHEERDER

Nu we allemaal ervaringsdeskundigen zijn in het omgaan met een intelligente lockdown, het langzaam aan weer terug naar kantoor kunnen, en vervolgens toch weer thuiswerken is het tijd om eens te kijken naar de kansen die de corona crisis biedt met betrekking tot ons vakgebied. Want kansen biedt een crisis eigenlijk altijd. Het Chinese woord voor crisis bestaat niet voor niets uit twee tekens: ‘gevaar’ en ‘kans’. Onder gevaarlijke en moeilijke omstandigheden ontstaan vaak de beste creatieve ideeën. Dat is toch best een interessante gedachte.

Deze crisis biedt ook ons als Functioneel Beheerders de kans om onze gebruikers van de informatievoorziening te helpen.

Als specialisten op het gebied van de informatievoorziening kunnen wij het management overtuigen van de noodzaak van een calamiteitenplan voor (het gebruik van) de informatievoorziening. Wat als we bijvoorbeeld morgen allemaal op een hele andere locatie moeten werken?  Tegen welke uitdagingen lopen we dan aan?

Vanuit Functioneel Beheer kunnen we bijdragen aan de invulling van een calamiteitenplan. Door na te denken over de mogelijke scenario’s. Door voor al deze scenario’s alvast oplossingen voor continuering van het primaire proces uit te werken. Op die manier kunnen wij het management ontzorgen.

SAMENWERKEN

Binnen de teams, waarin ik actief ben, bleek de grootste uitdaging (en soms frustratie) in de online samenwerking te liggen. Wij als ervaringsdeskundigen kunnen nadenken over geschikte oplossingen voor samenwerking op afstand. Wij kunnen organiseren dat er een uitgewerkt voorstel komt waarmee de eerdergenoemde scenario’s opgevangen kunnen worden. En natuurlijk kunnen wij onze gebruikersorganisatie begeleiden en opleiden bij het gebruik van tools voor samenwerking.

Een ander aspect van samenwerking zit in de mogelijkheden voor onze collega’s in het primaire proces om het normale werk te kunnen blijven doen. Naast communicatie en overleggen hebben zij ook te maken met de online beschikbaarheid van de applicaties waarmee zij hun werk moeten doen. Als Functioneel Beheer kunnen wij, in samenwerking met technisch applicatiebeheerders en leveranciers, de mogelijkheden, beperkingen en risico’s van het online gebruik van deze applicaties in kaart brengen.

Vervolgens kan Functioneel Beheer in samenwerking met hun key-users bepalen welke maatregelen genomen moeten worden om de continuïteit, veiligheid en privacy te waarborgen.

Bij al deze kansen is Functioneel Beheer bij uitstek de partij, die inzicht kan geven op het gebied van gebruikersondersteuning, functionaliteiten beheer, (continuïteit van) IV-processen, implementaties, security en privacy.

Mijns inziens biedt deze langdurende crisis ons als Functioneel Beheerders dus een perfecte mogelijkheid om onze waarde voor de organisatie te laten zien. Dus pak je kans door jullie ervaringen vanuit deze crisis te borgen in een calamiteitenplan voor de toekomst. 

Ik heb in deze blog vooral stilgestaan bij de uitdagingen op het gebied van samenwerking ten tijde van een crisis en de rol die wij als Functioneel Beheerder hierin kunnen spelen. Uiteraard zijn er nog meer onderdelen waarin Functioneel Beheer een rol kan spelen.
Pak deze kans!

Wat zijn jouw ervaringen met jullie calamiteitenplan in deze crisis? Waar zijn jullie tegenaan gelopen? Waar zou jij beginnen bij het opstellen van een calamiteitenplan? Laat het mij weten in een reactie hieronder!