Beginnen aan een klus in crisistijd

Geplaatst door Erik Kral

Ik ben niet de eerste die een stukje schrijft over functioneel beheer in de COVID-19 crisis. Zeker weten ben ik ook niet de laatste. Mijn collega’s hebben al uitgebreid geschreven over Functioneel Beheer, Corona en de AVG en over de wereld na Corona. Ik wil graag met jullie delen hoe het is om te starten in een nieuwe opdracht ten tijde van crisis.


De start van de intelligente lockdown heb ik gemist. Ten tijde daarvan was ik op vakantie. Ik kwam terug in een Nederland wat ik niet herkende. Geen kip op straat, geen bezoek van naasten en familie. Welke gevolgen dit zou hebben in de zoektocht naar een nieuwe opdracht was nog onduidelijk.

Eind maart heb ik een gesprek gehad met een mogelijke opdrachtgever. Dat beviel van beide kanten zo goed, dat ik daar inmiddels gestart ben. Op interimbasis ben ik Functioneel Beheerder in de lijnorganisatie. Vanuit huis, want het kantoor is gesloten.


Achteraf gezien is het starten makkelijker gegaan dan ik van tevoren had gedacht. Dat het mij goed lukt, denk ik te kunnen zien aan drie factoren.
Nu merk ik opeens wat een enorme luxe het is als je mensen een hand kan geven en hen alle vragen kan stellen die ik normaalgesproken aan het begin van een nieuwe opdracht heb. Dat gaat nu dus niet. Dat moet allemaal digitaal en met de telefoon.

analytics-2618277_1920

 

Factor 1: Relevante werkervaring

Het starten ging mij goed af. Ik denk dat dat komt omdat ik hetzelfde werk al eerder gedaan heb. Vanuit mijn ervaring ben ik op zoek gegaan naar de informatie die voor mij belangrijk is om goed te starten. Ik ben begonnen met drie vragen:

  1. Hoe doen jullie de gebruikersondersteuning? Hebben jullie hiervoor een tool? Of lopen mensen gewoon binnen?
  2. Wie zijn de kerngebruikers? Zijn die er überhaupt? En als ze er niet zijn, wie zijn dan mijn contactpersonen?
  3. Hoe worden wijzigingsverzoeken vastgelegd en gerealiseerd?

In normale tijden wordt deze informatie mij eigenlijk aangereikt, maar in deze tijden, waarbij ik de nieuwe organisatie moeilijker kan leren kennen, moet ik toch zelf gaan vragen naar deze dingen. Omdat ik al eerder als functioneel beheerder gewerkt had wist ik dus waar ik naar moest vragen. Als dit een opdracht zou zijn op voor mij onbekend terrein dan denk ik dat ik meer moeite zou hebben om te starten, simpelweg omdat ik de benodigde informatie niet gekregen zou hebben en ook omdat ik niet had geweten waar ik naar had moeten vragen. Het komt dus goed uit dat ik al voor de opdracht relevante ervaring heb.

Factor 2: De applicaties die je hebt

Applicaties zijn an sich al punt voor discussie op het gebied van functioneel beheer. Als functioneel beheerder heb je geleerd om je met jouw werk niet meteen te richten op de applicatie, maar te proberen te redeneren vanuit een bedrijfsproces of gebruikersbehoefte. Een dergelijke behoefte zou in die zin ingevuld kunnen worden door iedere applicatie.

Toch is er wel een verschil in applicaties die het communiceren en het samenwerken echt makkelijker maken. Ik heb zelf een duidelijke voorkeur voor Office 365 met OneDrive, Teams en SharePoint tegenover een netwerkschijf, een telefoontoestel en losse Word-documentjes. Beide voorzien ze in dezelfde behoefte, toch? Goede applicaties kunnen het werken behoorlijk makkelijk maken. Tot zover de functionele werking.

Maar nu de rest, waar je beheer over moet voeren: documentatie. Ook in deze situatie blijken specificaties, handleidingen en FAQ’s nog steeds een aandachtpunt te zijn. Het is nog steeds nodig dat ik naar de helpdesk moet bellen om m’n e-mailhandtekening in te stellen. Waarom zou daar geen werkinstructie voor kunnen zijn?

De thuiswerksituatie heeft mij ervan bewust gemaakt dat non functional requirements zoals gebruiksvriendelijkheid, performance en leerbaarheid echt van belang zijn. Wil je meer lezen over non functionals? Lees dan Casper’s blog.

Factor 3: De mensen met wie je werkt

Het blijft mensenwerk. Elkaar helpen en begrip hebben voor elkaar is het allerbelangrijkste voor het uitvoeren van je werk. Ook op afstand geldt dit. Maar er is nu sprake van een extra barrière omdat je niet met elkaar in dezelfde ruimte bent. Als je bij elkaar zit, hoor je wat er gezegd wordt en kan je houding en gedrag oppikken, wat je iets vertelt over hoe je collega zich voelt of wat hij of zij denkt. Omdat ik die signalen nu niet krijg, moet er iets anders georganiseerd worden. Ik heb ervoor gekozen om wat meer uit eigen beweging te communiceren en te delen. Ik krijg nu een duidelijkere reactie op mijn initiatief. Daardoor worden de normaal gesproken impliciete signalen wat explicieter. Je moet hier wel een balans vinden en het niet in het extreme doen. Ik heb het geluk dat ik werk met mensen die normaal gesproken al veel delen en niet schromen om elkaar op te zoeken. Dat mensen dit al doen, helpt je enorm om ook op afstand te werken.

 

Dit zijn wat mij betreft drie belangrijke factoren die bepalend zijn voor het goed kunnen beginnen aan een nieuwe opdracht, in tijden zoals deze. Ik ben benieuwd of jij hetzelfde ervaren hebt en lees graag je reactie!