Aangenaam! Maxime, trainee Functioneel Beheer

Even voorstellen

Ik ben Maxime, afkomstig uit Tilburg en sinds 1 mei 2015 trainee bij IV experts.

Functioneel beheer, tot ongeveer 3 maanden geleden had ik er eerlijk gezegd nog nooit van gehoord. Via een omweg, die ik jullie zal besparen, ben ik in contact gekomen met Martijn Buurman van Functioneel-Beheerder.com en per 1 mei ben ik begonnen aan het traineeship functioneel beheer/informatiemanagement. Ik heb de studie bestuurskunde afgerond en heb vrij weinig tot geen ervaring in de IT-branche. Ik hoor je al denken: “waarom volg je als afgestudeerd bestuurskundige zonder IT-ervaring een traineeship in functioneel beheer en informatiemanagement?!”. Simpel, functioneel beheer is geen harde IT maar een belangrijke spil tussen de business van een organisatie en die harde IT. Dan kom je als bestuurskundige misschien wel juist tot je recht; je moet zaken vanuit verschillende perspectieven kunnen bekijken en met verschillende partijen samen kunnen werken met 1 gemeenschappelijk doel; er voor zorgen dat de informatievoorziening (de IT) de bedrijfsprocessen in de gebruikersorganisatie (de business) zo adequaat mogelijk ondersteunt. Hier heb je in principe geen informaticaopleiding voor nodig, maar natuurlijk is enige affiniteit met IT geen overbodige luxe.

De praktijk

Terug naar 1 mei 2015, mijn eerste dag als trainee functioneel beheer/informatiemanagement. Tijdens het traineeship werk ik 4 dagen per week bij ZuidZorg in Veldhoven en de vrijdagen zijn gereserveerd voor training bij Martijn Buurman, mijn coach en directeur van Functioneel-Beheerder.com. Mijn eerste opdracht bij ZuidZorg was om samen met een collega alle activiteiten rondom de 4-wekelijkse update van 1 van de belangrijkste applicaties te verzorgen. De applicatie waar het om gaat is een vrij uitgebreid (en daarmee soms ook complex) stukje software die vele bedrijfsprocessen binnen ZuidZorg ondersteunt. Omdat ik totaal onbekend was met die bedrijfsprocessen en ook nog eens nieuw ben in het vakgebied kan je wel zeggen dat ik gelijk in het diepe gegooid ben, iets wat ik van te voren wel wist maar ik ben avontuurlijk aangelegd dus heb de sprong gewaagd.

Deze opdracht zorgde er echter wel gelijk voor dat ik veel functioneel beheerprocessen aan den lijve heb ondervonden. Ik heb samen met eindgebruikers de software update getoetst en getest, ik heb installaties moeten voorbereiden in samenwerking met de leverancier en de afdeling technisch beheer en ik heb er voor moeten zorgen dat de transitie van de software update naar de productieomgeving zonder problemen is verlopen. Je kan wel zeggen dat ik in mijn eerste paar maanden het grootste gedeelte van de BiSL processen op operationeel niveau heb ervaren. Ik denk dat ik hier ook de essentie van de functioneel beheerder heb ervaren; ik was echt de tussenpersoon tussen de eindgebruikers van de applicatie (de business) en de leverancier (de IT) en zorgde er zo dus voor dat de geplande update inderdaad de eindgebruikers ondersteunt bij hun dagelijkse werkzaamheden.

De trainingsdagen

Doordat ik in het diepe ben gesprongen en daardoor zelf functioneel beheer activiteiten doe merk ik dat ik zaken snel onder de knie krijg, de wekelijkse training bij Martijn helpt daar uiteraard ook bij. Elke vrijdag ga ik, als de NS een beetje meewerkt, met plezier naar het pittoreske Helmond om daar een 1 op 1 training van Martijn te krijgen. Het fijne van Martijn is niet alleen zijn enthousiasme en passie voor het vakgebied maar ook vooral zijn oog voor mijn persoonlijke ontwikkeling en de input die hij van mij vraagt voor de wekelijkse training. Je kan bij Martijn precies aangeven waar je op wil focussen en hoe snel je daarin wil gaan. Ik merkte dat we vrij snel door het BiSL framework fietsten, theoretisch gezien steekt het model vrij logisch in elkaar. Waar ik graag de focus op wilde leggen is de koppeling met de praktijk en de manier waarop je als organisatie de BiSL werkwijze kan implementeren.

Martijn geeft ook regelmatig webinars en 1 van deze webinars ging over de 3 dimensies van functioneel beheer. Je kan functioneel beheer binnen je organisatie inrichten op applicatieniveau, op het niveau van je bedrijfsprocessen en/of op het niveau van de BiSL processen. Welke (combinatie) je kiest is totaal afhankelijk van je organisatie. En welke dimensie je ook kiest, het brengt automatisch een verandering met zich mee in de organisatie van de functioneel beheer en informatiemanagement afdeling. Het is dan niet alleen interessant om te zien welke (combinatie van) dimensie(s) een organisatie kiest en waarom, maar ook vooral hoe ‘het nieuwe werken’ wordt doorgevoerd in de organisatie. Welke manier van verandering wordt er gekozen? Welke benadering voor verandering wordt er gekozen? Hoe wordt omgegaan met weerstand?

Het vooruitzicht

Inmiddels heb ik het BiSL certificaat behaald en is mijn takenpakket bij ZuidZorg uitgebreid. Naast de activiteiten rondom de 4-wekelijkse update ben ik autorisaties in kaart aan het brengen, hou ik me bezig met contracten en ben ik aan de hand van BiSL de huidige functioneel beheer processen bij ZuidZorg in kaart aan het brengen. De functioneel beheer en informatiemanagement afdeling bevindt zich op dit moment ook in het proces van verandering richting het BiSL framework en het wordt dan ook erg interessant om te zien hoe mijn collega’s bij ZuidZorg antwoord gaan geven op bovenstaande vragen en hoe ik mijn steentje daarin kan bijdragen. Hoogstwaarschijnlijk genoeg stof voor een volgende blog.